Concentrez-vous sur la productivité et non sur l'efficacité

Faire plus avec moins vs faire plus avec la même chose

Publié à l'origine sur JOTFORM.COM
12 heures.

C’est le temps qu’il a fallu pour construire une voiture avant 1913.

Au cours des prochaines années, Henry Ford réduisit le processus fastidieux à 2,5 heures.

Son objectif était simple: rendre la possession d'une automobile possible pour chaque Américain en réduisant les coûts de production.

Qu'est-ce qui n'était pas si simple?

Savoir exactement comment faire plus avec moins.

Enfant, Ford est resté éveillé la nuit sur la ferme de sa famille, démontant les montres et les remontant.

Son père n’appuyant pas ses ambitions, le jeune Ford s’enfuit alors à l’apprenti dans un atelier de mécanique à l’âge de 16 ans.

Près de 40 ans, Ford était souvent considéré par ses connaissances comme un rêveur. ils lui ont reproché de préférer «bricoler des machines étranges» plutôt que de travailler de manière stable.

Heureusement pour nous, certains amis de Ford ont cru en lui. Le futur icône a démarré son entreprise avec un investissement initial de 28 000 $ et n'a jamais regardé en arrière.

Ford étudia les procédés de fabrication en continu des brasseries, des minoteries et des usines de conditionnement de la viande avant de leur emprunter des idées pour accroître l'efficacité de ses usines.

Un de ses premiers mouvements? Division de l’assemblage automobile modèle T de la société en 84 étapes distinctes.

Chaque travailleur a été formé en une étape et n’est responsable que de cette tâche. Bien que cette efficacité ait été améliorée dans une certaine mesure, ce n’est que lorsque Ford a mis en place des machines à moteur que la production a vraiment explosé.

L’homme a ensuite développé la première ligne d’assemblage mobile de l’industrie, fabriqué plus de 29 millions d’automobiles et amassé une valeur nette de 200 milliards de dollars.

Faire plus avec moins vs faire plus avec la même chose

Bien que l’histoire de Ford soit inspirante, ses réalisations ne sont pas tout à fait uniques. La machinerie moderne créée par la révolution industrielle a inauguré une ère de richesse sans précédent et de succès pour plusieurs de ses contemporains.

Il est intéressant de noter que «l’esprit d’efficacité» adopté par Ford a dominé le marché jusqu’au début des années 2000.

Les leaders de l'industrie tels que General Electric, Honeywell et HP ont tous présenté leurs programmes d'efficacité et les résultats nets correspondants.

Tel que rapporté par le Harvard Business Review, la croissance des bénéfices du S & P 500 a été presque trois fois supérieure au taux d'inflation au cours de cette période, malgré plusieurs années de croissance modérée.

Cependant, le vent a commencé à changer en 2015:

«Les bénéfices du S & P 500 ont commencé à diminuer et la croissance des bénéfices est restée négative depuis», a déclaré Michael Mankins, contributeur de HBR,

«En l'absence de croissance du chiffre d'affaires, continuer à générer des profits plus importants grâce à l'efficacité est devenu l'équivalent en termes de gestion du fait d'essayer de faire couler le sang d'une pierre.»

Mankin a fait valoir que le monde des affaires d’aujourd’hui nécessite une vision du monde différente, axée sur la productivité et l’efficacité.

Et je suis surtout d'accord.

Tandis que l'efficacité consiste à faire plus avec moins, la productivité consiste à faire plus avec la même chose.

Comme le suggère un récent sondage mené par Bain & Company et l'Economist Intelligence Unit auprès de plus de 300 hauts dirigeants:

Les organisations les plus performantes d’aujourd’hui sont celles qui favorisent la productivité sur le lieu de travail.

Au cours des 12 dernières années, me concentrer sur la productivité (et non sur l’efficacité) m’a considérablement aidé à porter JotForm à plus de 4 millions d’utilisateurs.

Je souhaitais vous faire part de certaines des pratiques de productivité que nous avons utilisées avec succès, ainsi que de celles que nous espérons adopter à l'avenir:

Comment diriger avec productivité

1. Productivité d'équipe> efficacité individuelle

Nous pourrions faire asseoir tous nos concepteurs dans une pièce et les développeurs dans une autre.
Semblable à la façon dont Ford l’a fait, nous pourrions demander à chaque personne d’occuper un travail à la fois et de passer au suivant immédiatement après.
De cette façon, nous pourrions les amener à travailler 100% du temps et à devenir une organisation extrêmement efficace.

Mais nous pas. Chez JotForm, nos 120 employés travaillent à la place dans des groupes interfonctionnels de 5 à 6 personnes.

Chaque équipe comprend un concepteur principal qui travaille côte à côte avec les développeurs d’UI et de CSS, les développeurs de pile complète, les spécialistes UX, les scientifiques de données et toute autre fonction nécessaire.

Et au lieu de faire en sorte que chaque personne travaille sur une tâche à la fois, nos équipes interfonctionnelles travaillent sur un projet à la fois.

Chaque équipe fonctionne comme une petite entreprise.

Ils sont indépendants et habilités à prendre leurs propres décisions.

Ils proposent de bonnes idées, les exécutent et les testent rapidement, et développent constamment de nouvelles idées par-dessus d’autres.

Ils travaillent à merveille. Personne ne tente de résoudre un problème isolément. Chaque projet bénéficie donc d’une diversité de voix, de compétences, de contextes et de stratégies.

Dans nos bureaux, chaque équipe interfonctionnelle dispose de sa propre salle, avec des tableaux blancs, de grands bureaux, des espaces pour s’étendre et des portes qui se ferment. C’est incroyable de voir à quel point ces salles ont augmenté leur productivité.

Utilisons-nous nos ressources plus efficacement? Non.

Mais nous les utilisons de manière plus productive. Nous stimulons la créativité.

Et nous aurions perdu cette dynamique d'équipe, la propriété du produit et toutes les idées générées par la discussion de personnes de différents domaines.

2. sortir de la route

Aux débuts de la mise à l'échelle d'une entreprise, la «bureaucratie bureaucratique» existe rarement. Une quantité incroyable de progrès peut être réalisée en peu de temps avec la bonne combinaison de membres de l'équipe.

C’est le flot continu de complexité - qui coïncide avec la croissance des entreprises - qui entrave lentement la productivité, les progrès et les revenus.

Fait intéressant, la plupart des employés veulent être productifs. Cependant, plus leurs organisations deviennent grandes, moins elles se sentent productives.

Selon une étude menée par Bain & Company, une entreprise moyenne perd plus de 20% de sa capacité de production au profit de ce que l’on appelle la traînée organisationnelle.

Le terme fait référence aux activités, exigences et réglementations inutiles sur le lieu de travail, imposées par la haute direction.

En tant que gestionnaires ou fondateurs, notre travail consiste à nous demander comment nous pouvons nous en sortir et réduire le fardeau organisationnel.

Prenez des réunions. Comme Mankins a confié à Sarah Green Carmichael d'HBR IdeaCast, la plus grande opportunité d'améliorer la productivité organisationnelle consiste à réduire le nombre de réunions inutiles et le nombre de participants.

J’ai expliqué dans «Faut-il sortir de cette mauvaise réunion, même s’il est impoli?», Que toutes les réunions ne sont pas créées égales. Ce n’est pas nécessairement un «fléau» pour votre entreprise.

Mais cela ne signifie pas que nous devrions:

  • Arrêtez d’interrompre le flux de travail des membres de l’équipe lors de réunions qui ne nécessitent pas nécessairement leur présence.
  • Et se demander: Avons-nous besoin d'une réunion? Cette question justifie-t-elle de prendre le temps précieux de quelqu'un d'autre?

Parce que l’ancienne maxime selon laquelle «le temps, c’est de l’argent» n’est tout simplement pas vraie. On peut toujours gagner plus d’argent, mais le temps lui-même? C'est irremplaçable.

Les réunions font partie de nos vies. En fin de compte, chaque fondateur doit définir ses propres limites et créer une stratégie de réunion adaptée à son organisation.

3. Maximisez vos MVP

La plupart des entreprises ont une poignée de ce que j'appellerais des MVP all-stars.

Vous pouvez les trouver dans les services commerciaux, les services informatiques, les services à la clientèle et assis derrière des bureaux administratifs.

Ils viennent de tous les horizons, diplômes et descriptions de travail. Et pour une raison quelconque, ils ont un impact disproportionné sur le succès de l'entreprise.

Malheureusement, ces individus talentueux sont souvent placés dans des rôles organisationnels qui limitent leur efficacité.

"En dépit des millions dépensés pour" la guerre des talents ", nos recherches suggèrent que relativement peu a été consacré à la sauvegarde du butin", a déclaré Mankins,

"Quinze pour cent de la main-d'œuvre de la plupart des entreprises sont des joueurs vedettes, des employés aux performances exceptionnelles et susceptibles d'avoir un effet démesuré sur l'exécution de la stratégie."

La vérité est que chaque embauche peut être un MVP dans les circonstances, la formation et le soutien appropriés. C’est la raison pour laquelle j’ai pour priorité de connaître chaque nouvel employé chez JotForm.

En plus de vouloir que tout le monde se sente le bienvenu, je veux savoir ce qui rend chaque personne unique.

J'atteins cet objectif en posant des questions telles que:

  • Quel type d'impact souhaitez-vous avoir?
  • Y a-t-il quelque chose que vous changeriez si vous étiez en charge?
  • Y a-t-il quelque chose que vous pensez pouvoir exceller, mais que vous n'avez jamais eu l'occasion d'essayer?

Plus le nombre de mes collaborateurs travaillant à leur «place idéale» sera grand, plus l'entreprise sera naturellement productive dans son ensemble.

D'après ce que j'ai vu au cours des 12 années de construction de JotForm, il n'y a PAS de personne improductive. Plus souvent qu'autrement, il y a une personne qui se sent non contestée, sous-utilisée ou non satisfaite.

Une étude récente référencée dans HBR corrobore cette observation:

Les employés inspirés sont 125% plus productifs que les employés «simplement satisfaits».

Traduction: Le rendement d’un employé inspiré est plus du double de celui d’un employé satisfait.

4. Perdez la mentalité «plus c'est mieux»

Nous avons appris à mesurer inconsciemment la valeur d’une personne en fonction du nombre d’heures de travail effectuées, du temps qu’elle a sur son assiette et en termes simples - qu’elles courent ou non comme un poulet avec la tête coupée.

Mais, tôt ou tard, nous devons tous nous demander quelle est notre mission: est-ce d'être le plus occupé ou d'avoir le plus d'impact?

La semaine de travail de 40 heures est devenue la norme en 1940.

Le Congrès américain a amendé la loi sur les normes de travail équitables afin d'inclure le nombre après une longue période de négociations aller-retour.

Compte tenu de l'évolution de la nature du travail depuis lors, nous devons nous demander: pourquoi appliquons-nous des pratiques de travail développées il y a près de 78 ans?

Des pays comme la Nouvelle-Zélande expérimentent maintenant des semaines de travail de 4 jours après que plusieurs études ont suggéré une corrélation nulle entre les gains de productivité et les heures travaillées.

Selon le Guardian, le Luxembourg est le pays le plus productif du monde, malgré une moyenne de 29 heures de travail par semaine.

Bien que JotForm n'ait pas encore expérimenté de semaines de travail plus courtes, notre productivité a considérablement augmenté en raison de la flexibilité des horaires de travail.

Comme je l’ai souligné dans «Pourquoi le réveil à 6 heures du matin ne vous fera pas réussir», chaque personne a des heures de pointe différentes.

Ceux qui préfèrent dormir sont invités à commencer leur journée un peu plus tard. Et ceux qui préfèrent un horaire traditionnel peuvent arriver tôt.

De plus, nous encourageons les membres de l’équipe à prendre des pauses fréquentes pour se ressourcer. Des études indiquent que la personne moyenne ne peut pas faire preuve de pensée critique plus de quatre heures à la fois; quoi que ce soit après cela est un effort gaspillé.

Et cela a du sens: plus les employés sont rafraîchis mentalement, plus leur travail sera de qualité.

J'essaie de pratiquer ce que je prêche aussi. Chaque année, je prends au moins une semaine complète de mon entreprise et je retourne dans ma ville natale pour aider mes parents à la récolte des olives.

Toute idée de croissance de démarrage ou de taux de conversion disparaît lorsque vous cueillez des olives. C’est méditatif et apaisant.

Je sais que la cueillette des olives ne m’arrivera pas au sommet de TechCrunch, mais c’est une mesure personnelle du succès. Et d'une manière ou d'une autre, certaines de mes meilleures idées me viennent pendant cette période.

Passer d’un état d’efficacité à un état d’esprit de productivité n’est pas arrivé du jour au lendemain, mais cela en valait la peine.

Chaque changement a généré des gains significatifs en termes d'employés plus satisfaits, de performances supérieures et de bénéfices accrus.

Et n’est-ce pas ce que nous voulons tous?