Comment la «pensée systémique» peut-elle améliorer votre travail - et votre vie

Publié à l'origine sur JOTFORM.COM

Quatre aveugles sont tombés sur un éléphant dans la forêt.

Ils n'avaient jamais connu cette créature massive auparavant. Lentement, ils ont chacun atteint et touché une partie différente de l'éléphant.

«C’est comme un serpent», a déclaré un homme en sentant la longue et souple trompe.

«Non, c’est une colonne», a déclaré une autre, s’appuyant sur la jambe musculaire.

Un autre a fait un bond en arrière en entendant le cri de l’animal. "C'est perçant, comme une trompette."

L'éléphant a commencé à bouger. Le quatrième homme se tenait debout, figé par les secousses du sol: «C’est un tremblement de terre!»

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Cette ancienne parabole du sous-continent indien a été transmise sous de nombreuses formes différentes. Mais la morale est presque toujours la même:

Nous pensons souvent que notre propre expérience partielle représente la totalité de la vérité, même si d’autres personnes ont des expériences et des vérités différentes.

Tout est un système

L'histoire de l'éléphant est un rappel pour aborder la vie avec empathie; de se mettre à la place des autres, dans la mesure du possible.

C’est également un excellent moyen de comprendre la méthodologie d’entreprise appelée «pensée systémique», basée sur l’ouvrage Thinking in Systems de Donella H. Meadows.

La pensée systémique n’est pas réservée aux geeks des affaires ou de la fabrication.

Tout comme la théorie des contraintes, il s’agit d’un principe puissant qui peut s’appliquer au travail, à la vie ou à n’importe quel endroit où vous souhaitez progresser.

Avant de parler de la manière d’appliquer cette théorie, voici 3 principes de base à comprendre:

  • Tout est un système: un produit, une équipe, un marché, un processus, une habitude, une routine personnelle - même un éléphant.
  • Pour comprendre (et améliorer) le système, vous devez comprendre chaque partie et son lien. De toute évidence, un éléphant est beaucoup plus qu'un tronc, des jambes et un cri de trompette.
  • Si vous ne pouvez pas voir ou utiliser le système complet, vous devez créer des modèles pour le mettre ensemble. C’est le seul moyen de connaître votre éléphant.

Notre produit, JotForm, est un système qui sert près de 4 millions d'utilisateurs. Toutes ces personnes l'utilisent de différentes manières, à des fins différentes.

Parallèlement, notre mission est de fournir un produit exceptionnel, facile à utiliser - et d'améliorer continuellement la manière dont nous servons nos clients.

C’est là que j’ai commencé il ya 12 ans et que nos 110 employés travaillent au quotidien.

Afin de remplir notre mission, nous devons développer des modèles qui représentent le point de vue de chaque utilisateur. Notre équipe de recherche parle donc à au moins 20 clients par mois.

Ensuite, ils passent une journée entière avec chaque équipe de produit différente. Ils décrivent ce que le client fait, comment il utilise JotForm et ce qu'il doit accomplir.

Ensuite, nous posons une question clé: comment pouvons-nous améliorer le système (produit) pour résoudre plus de problèmes pour cet utilisateur?

C’est ce que la pensée systémique signifie pour nous. Bien entendu, cela s'applique également aux processus internes, tels que le mode de fonctionnement de nos développeurs ou le recrutement de nouveaux employés.

Une fois que vous avez trouvé les causes et les effets dans votre système, vous pouvez les utiliser à votre avantage.

Vous pouvez exploiter les boucles de rétroaction (telles que parler à vos clients, ou même analyser vos propres processus) pour augmenter ou réduire le volume et améliorer vos résultats.

Comment appliquer la pensée systémique

1. Comprendre et exploiter les points de retour

Votre premier objectif est de comprendre le système. Quels sont les points de retour ou de levier qui affectent son fonctionnement?

Une fois que vous connaissez les points de levier, vous pouvez ajuster le système.

Si vous voulez plus de ce que le système produit, vous ajoutez plus de puissance à ces points de retour. Si vous voulez empêcher ou ralentir la production, vous épuisez les mêmes points.

Pensez à une baignoire. Le robinet et le drain sont les points de levier. Si vous ouvrez l’eau mais ne fermez pas le drain, l’eau continuera à couler et la baignoire ne se remplira jamais.

Si vous voulez plus d'eau, ouvrez le robinet et fermez le drain. Si vous souhaitez baisser le niveau d'eau ou vider la baignoire, fermez le robinet et ouvrez le drain. C'est si simple.

Vous voulez peut-être courir plus vite, au lieu de courir au même rythme que cinq milles par heure. Qu'est-ce qui va augmenter votre vitesse?

Peut-être avez-vous besoin de courir plus souvent. Vous pouvez également ajouter un entraînement par intervalles, travailler avec un coach ou ajuster votre nutrition.

Une fois que vous avez trouvé vos propres points de levier, vous pouvez obtenir plus de ce que vous voulez (vitesse) et utiliser le système.

2. Rechercher des modèles et des tendances

Lorsque vous cherchez à améliorer le système, les modèles et les tendances ressemblent à des indices de mots croisés. Ils vous donnent des indices et modifient votre façon de penser.

Idéalement, ils vous orientent même dans des directions inattendues; des lieux, des personnes ou des idées que vous n'aviez pas envisagées auparavant.

Nos développeurs et scientifiques de données créent des outils personnalisés pour nous aider à identifier les modèles d'utilisation. Nous avons maintenant plus de 50 graphiques différents sur plusieurs tableaux de bord.

Nous examinons les graphiques chaque semaine et, en cas d’imprévu, nous nous demandons pourquoi. Notre produit (système) et nos clients évoluent constamment.

Surveiller les tendances et les modèles nous aide à rester au fait de ces changements.

3. Problèmes de population et problèmes de système

La plupart des problèmes - des défauts des produits à la pauvreté en passant par l'inefficacité des transports en commun - sont des problèmes de système.

Même lorsque les gens agissent de manière inappropriée ou luttent d'une manière qui semble évitable, un système sous-jacent est généralement responsable.

Si votre petite entreprise grandit trop lentement, ce n’est probablement pas à cause de vous. Un système doit être optimisé, qu’il soit au cœur de votre produit ou service, ou qu’un processus de vente nécessite du travail.

Une fois que vous avez examiné le système, il est temps de regarder les gens. Peut-être un nouvel employé cause-t-il un arriéré ou la mauvaise communication d’une équipe nuit-elle au système?

Déplacer quelqu'un dans un nouveau rôle pourrait être votre point de levier.

Même lorsque les gens sont le problème, il existe généralement une solution basée sur les systèmes. Par exemple, notre bureau à Ankara, en Turquie, fait ensemble de fréquents voyages à vélo.

Organiser plus de 50 personnes n’est pas chose facile, et lorsque certains employés sont partis tôt, cela a gâché notre horaire commun.

Nous avons donc posté un administrateur de bureau près de l'ascenseur qui a rappelé à tous ceux qui partiraient ensemble à 11 heures - et pas avant. Ce changement rapide de système (utilisant un simple point de levier) a résolu le problème.

Ne jamais arrêter d'apprendre

La pensée systémique vous apprend à voir comment les personnes, les politiques, les organisations, les décisions, les relations et les idées sont interconnectées.

Si vous voulez aller plus loin, The Fifth Discipline: L'art et la pratique de l'organisation apprenante de Peter M. Senge est l'un des meilleurs livres que vous pouvez ajouter à votre table de chevet.

Comme le titre le suggère, Senge partage cinq disciplines qui garantissent que l’apprentissage est intégré à votre ADN - que vous démarriez une entreprise, dirigiez une entreprise au complet ou travailliez au sein d’une organisation.

1. Maîtrise personnelle

Assistez à des conférences, suivez des cours en ligne, lisez des livres et des blogs, écoutez des podcasts, discutez avec des gens de votre secteur et de l'extérieur, apprenez de vos collègues, regardez des documentaires et faites tout ce qui est en votre pouvoir pour améliorer vos compétences et votre esprit.

2. Explorez vos préjugés et vos hypothèses

Les aveugles de la parabole ont tous émis des hypothèses sur l'éléphant. Les préjugés et les hypothèses nous empêchent de comprendre l'animal tout entier. Ils empêchent la croissance et peuvent bloquer l'innovation. Être conscient de vos préjugés commence en interne, mais c’est aussi une pratique pratique.

Chez JotForm, nous testons nos hypothèses avec des tests de convivialité, des interviews de clients, des appels d'assistance et une intégration de type bootcamp associant les nouveaux employés à des employés de longue durée.

Nous fabriquons le produit, mais nous restons curieux de savoir comment les gens l’utilisent et ce dont ils ont besoin.

3. Établir une vision (partagée)

Les systèmes tombent en panne sans objectif clair ni mission. Vous ne courrez pas plus vite si vous ne savez pas pourquoi vous essayez de briser la barrière de vitesse.

Est-ce pour votre propre satisfaction? Gagner une course? Pour rester fort et en forme en vieillissant? La vision vous garde motivé.

Dans une organisation, tout le monde doit partager cette vision. Nous savons tous ce que nous essayons d’accomplir avec JotForm.

Organiser des journées de démonstration le vendredi est un moyen de s’assurer que nous sommes tous dans le même bateau. Nous construisons cette vision dans notre culture et la maintenons en vie, à la fois en théorie et en pratique.

4. Apprendre en équipe

L'apprentissage partagé est puissant. Lorsque les groupes travaillent ensemble pour atteindre des objectifs significatifs, cela renforce la compréhension. Cela marque la leçon dans nos esprits.

Dans une organisation, cela peut prendre la forme de travailler dans des équipes interfonctionnelles, de partager des informations entre différents rôles, d’organiser des semaines de piratage et d’exécuter des démonstrations.

5. Penser dans les systèmes

C’est là que la boucle est bouclée. La pensée systémique concerne l’amélioration continue.

Il est également lié au principe Iceberg, qui stipule que les événements visibles sont minimes comparés à ce qui se passe sous la surface. Il y a beaucoup plus de glace sous l'eau que vous ne pouvez en percevoir au-dessus.

Lorsque vous faites face à un défi ou à une opportunité, considérez le système.

Apprenez à connaître les détails. Trouvez les points de levier. Testez, apprenez, adaptez et améliorez continuellement vos modèles.

Après tout, si vous rencontrez un éléphant dans la forêt, vous devez savoir à quoi vous êtes confronté.