Comment utiliser la gestion de projet pour les petites équipes

La gestion de projet n’a toujours pas offert une excellente solution pour les petites équipes. Vous portez beaucoup de chapeaux et tout le monde s’intéresse aux tâches, aux projets et aux détails. Vous êtes censé aider avec tout; et vraiment vous ne l'auriez pas autrement.

Les recherches de McKinsey ont montré que les petites équipes, même au sein de grandes organisations, prennent des décisions qui ont un impact plus rapide sur leurs clients… mais il semble que les plates-formes de gestion de projet ont été lentes à accepter ce changement.

Jeff Bezos, le PDG d'Amazon, a déclaré que toute équipe ayant besoin de plus de deux pizzas est trop grosse.

Les équipes qui doivent couvrir différentes parties de l’entreprise savent à quel point il peut être frustrant de trouver le système de gestion de projet adéquat, suffisamment souple pour pouvoir gérer une collaboration interfonctionnelle et une prise de décision rapide.

Les petites équipes se sentent souvent seules avec ces problèmes… personne n’a-t-il déjà compris cela?

Malheureusement non. Trop d'outils tentent de résoudre des cas d'utilisation spécifiques sans fournir la personnalisation dont les équipes modernes ont besoin (et attendent).

C’est pourquoi tant de personnes et d’organisations sautent de logiciel en logiciel, dans l’espoir de pouvoir enfin trouver la solution miracle qui permettra à leur équipe de passer du chaos au contrôle.

Les petites équipes tentent souvent de trouver leurs jambes de mer et apprennent à travailler ensemble. Généralement, le logiciel de gestion de projet choisi par les équipes n’est pas assez personnalisable pour s’adapter aux préférences de chaque membre de l’équipe et à la nature changeante du travail.

Avant d’entrer dans les détails sur ce que le logiciel de gestion de projet peut faire pour vous, vous devez clarifier ce sur quoi vous travaillez et comment vous allez le réaliser avant d’ajouter des détails sur les tâches.

Les petites équipes ne réussiront pas si elles ne possèdent pas ces trois choses:

  • Flexibilité: La capacité (et le désir) de faire face à tout ce qui se passe tout en gardant un œil sur le prix. Votre pile technologique devrait refléter cette réalité.
  • Organisation et communication: En même temps, vous n’avez pas le temps de faire des plans flous. Si vous êtes une petite équipe, vous ne pouvez pas tout faire, mais vous devez être clair avec ce que vous pouvez faire. Cela peut nécessiter davantage de travail en amont pour comprendre la portée et les spécificités de ce que vous essayez d’atteindre, car vous ne pouvez pas couvrir les dépassements coûteux.
  • Vision: définissez une vision forte de votre produit pour que votre équipe sache où vous allez, même si le chemin n’est pas clair ou simple. Cette direction motivera votre équipe même lorsque vous vous attaquerez à un travail difficile.

La complexité ne fonctionne pas pour les petites équipes. Si vous exécutez un projet logiciel et que votre équipe principale est composée d'ingénieurs, vous pouvez choisir JIRA ou un autre outil de gestion de projet orienté agile. Toute l’équipe ne se limite pas à l’ingénierie. Que se passe-t-il lorsque vous avez besoin de groupes de service clientèle, de vente, de conception ou de marketing? Un outil complexe est inefficace. Tous ces éléments ne sont utilisés que pour les grandes équipes (telles que la mesure de la capacité de charge et la gestion de la charge de travail). Commencer avec un outil complexe dans une petite équipe est préjudiciable. Cet outil échoue et vous devez ensuite en rechercher un autre, voire pire, laisser vos équipes s'exécuter en silos.

D'un autre côté, une erreur commune serait de commencer par quelque chose de très simple comme Todoist. Cela ne fonctionne que si vous créez un très petit projet qui ne grandira jamais. Dès que vous grandissez, vous devrez tout déraciner et tout changer. C'est pourquoi ClickUp a été construit - vous pouvez commencer simplement puis ajouter au fur et à mesure de votre croissance. Vous n’avez pas de gestion du changement.

L'une des difficultés de la gestion de projet dans les petites entreprises est de trouver un système que tout le monde peut utiliser. Si vous n’avez que quatre employés, dont l’un est le PDG, un autre en développement et un autre en vente et marketing, comment allez-vous communiquer les uns avec les autres? Ajoutez les pigistes et les entrepreneurs et le nombre d’outils que vous utilisez augmente.

Vous avez besoin d'un langage commun et ce langage doit être ClickUp. Il peut être utilisé pour toute une gamme de compétences et de capacités. C’est flexible pour les développeurs, qu’ils soient opérationnels ou marketing. Avec de petites équipes, chaque personne s'appuie fortement sur l'autre. Donc, vous devez gérer votre vie personnelle et vous ne pouvez pas oublier des choses. ClickUp comprend un bloc-notes, des synchronisations d'agenda et des rappels pour vous aider à terminer votre travail, tant personnel que professionnel.

Utilisez cette flexibilité à votre avantage.

Besoins des petites équipes: transparence, communication, source centrale de vérité, répartition du travail

Caractéristiques ClickUp: notifications personnalisées, intégrations, vue d'ensemble des tâches, favoris, rapports, rapports multiples, notifications granulaires

La gestion de projet pour les petites équipes exige de la transparence pour toutes les tâches et tous les projets, car chaque membre de l'équipe contribuera probablement à de nombreuses tâches différentes. À cette fin, les membres de l'équipe ont besoin de vues personnalisées et de vues d'équipe de haut niveau. ClickUp dispose de vues «Moi» spécialisées pour voir quelles tâches vous sont spécifiquement assignées. Ces tâches peuvent être filtrées encore plus par statut, date d'échéance et priorité pour vous aider à travailler comme vous le souhaitez.

ClickUp a également un onglet de projet Favoris. Utilisez-le pour vous connecter et voir les tâches / projets que vous utilisez le plus, sans avoir à recréer le projet ou la liste spécifique à chaque fois.

Les rapports avancés dans ClickUp vous indiquent les tâches sur lesquelles chaque membre travaille, le nombre de tâches sur lesquelles il a travaillé pour cette semaine et le domaine dans lequel il est en retard. Il aide le chef d'équipe ou le responsable à visualiser les charges de travail et les ressources, et peut les aider à s'adapter si nécessaire.

Grâce aux notifications personnalisées, vous pouvez recevoir les mises à jour souhaitées comme vous le souhaitez. Choisissez le type de tâches pour lesquelles vous souhaitez être averti et à quel moment, et recevez des alertes sur les échéances à venir. C'est une fonctionnalité intéressante pour les projets qui peuvent avoir plus de priorité que les autres.

Rôles d'équipe sur une petite équipe

Examinons maintenant les rôles et fonctions de la manière dont votre petite équipe peut fonctionner.

Besoins du concepteur: commentaires, tâches claires, temps de travail, outils fiables

Project Software Needs: Intégrations logicielles, fonctionnalités de révision, détails des tâches, suivi du temps, édition de texte enrichi, pièces jointes

Avec ClickUp, les concepteurs peuvent télécharger des pièces jointes et des images, et épingler des images à afficher dans un tableau. Les concepteurs, développeurs et responsables de création peuvent voir comment les tâches se connectent.

Les maquettes des images arrivent bientôt! Vous pouvez également définir des dépendances pour qu'aucune tâche ne soit perdue dans le processus. De plus, votre équipe de développement et de conception peut être sur la même plate-forme: arrêtez de basculer entre les outils de gestion de projet et restez au même endroit. Besoin d'une capture d'écran? Vous pouvez utiliser l'extension ClickUp Chrome pour prendre des captures d'écran, les modifier ou laisser des instructions, puis les joindre à la tâche.

ClickUp s'intègre également aux services de stockage en nuage populaires tels que Google Drive et Dropbox, garantissant ainsi que vos fichiers sont toujours disponibles. Si votre équipe a besoin de savoir combien de temps un concepteur ou un autre membre de l'équipe a consacré à une tâche,

Besoins du développeur: flux de travail propres, gestion des ressources, suivi du temps

Besoins logiciels du projet: intégrations de référentiels de codes, mise en évidence de la syntaxe dans les commentaires et les descriptions, états personnalisés, estimations de temps

Vous créez quelque chose de beau. Votre gestion de projet n’a pas besoin de paraître aussi lourde et ridicule. Vous pouvez avoir une solution élégante qui correspond à votre ambition. Le rôle du logiciel de gestion de projet dans Agile doit être perturbé. Entrez ClickUp.

Inutile de rendre votre vie et celle des ingénieurs plus difficiles que nécessaire. Vous pouvez créer des sprints et des épopées directement dans ClickUp avec des listes et configurer davantage votre flux de travail agile avec une vue de bord.

Vous pouvez ensuite créer des estimations et des priorités et suivre votre temps par rapport à ces estimations. Interprétez toutes les langues que vous utilisez avec le formatage de bloc de code - code couleur pour encore plus de clarté. Les langages populaires interprétés incluent Javascript, Python, Ruby, CSS, Java, PHP et HTML. Il existe une multitude de possibilités d'édition de texte riche!

ClickUp intègre également Gitlab, Github et Bitbucket (à venir!) Pour que votre code soit universellement accessible, mais également immédiatement disponible pour votre équipe dans ClickUp.

Besoins du chef de produit: planification de projet, suivi des ressources, priorités de travail

Les besoins du logiciel de projet: états personnalisés, détails de la tâche, commentaires, priorités et balises

Comment ClickUp aide-t-il les chefs de produit? La meilleure question est de savoir comment ClickUp ne peut pas aider les chefs de produit.

Si vous faites partie d’une petite équipe, alors le chef de produit est le maillon indispensable de la chaîne qui tient le tout. Ils dirigent votre équipe interfonctionnelle et définissent la stratégie et la feuille de route de vos plus importantes publications de fonctionnalités - recherchant la concurrence, les spécifications et les exigences tout en établissant un calendrier pour y parvenir. Selon votre approche, ils peuvent également être votre contact marketing clé.

Les chefs de produits adorent ClickUp parce que cela leur facilite la tâche. Bien sûr, tous les logiciels de gestion de projets le prétendent probablement, mais combien peuvent le sauvegarder? Voici comment: Une édition riche dans les détails des tâches aide les chefs de produit à exprimer véritablement les besoins d’un produit, avec beaucoup d’espace pour écrire, ajouter des images et mettre en surbrillance. Utilisez un mode plein écran dans les tâches pour obtenir encore plus d'espace pour composer. Les chefs de produit peuvent également attribuer des priorités aux tâches afin d'aider les autres membres de l'équipe à savoir sur quoi travailler ensuite, puis définir des statuts personnalisés pour différents projets et listes afin de personnaliser ClickUp en fonction de ce flux de travail spécifique.

Quoi d'autre? Les gens adorent les tags dans ClickUp, car ils vous offrent une manière différente de lier des projets et des tâches entre espaces et listes. Si plusieurs membres de l'équipe travaillent sur un segment d'un projet, mais que les segments doivent figurer dans des listes différentes, les balises sont votre raccourci. Vous pouvez également utiliser des balises pour créer des compartiments plus grands, tels que le filtrage par clients ou domaines.

Une autre caractéristique clé? Commentaires. Les idées et les tâches sont organiques. Le système de commentaires avancé de ClickUp vous donne une place pour le brainstorming et l’idéation. Marquez les personnes dans les commentaires, puis assignez les commentaires une fois que vous avez choisi la voie à suivre.

ClickUp offre aux chefs de produit la possibilité d’adapter leurs processus et leurs processus de production au système qui leur convient le mieux. Parce qu’il est très adaptable, il grandira avec vous.

Conclusion: productivité globale pour les petites équipes

Les équipes recherchent des solutions plus simples pouvant leur donner un avantage même modeste dans la poursuite de leurs objectifs. Trop souvent, plusieurs outils créent de nombreux points de friction qui peuvent ralentir les équipes peu intégrées ou ayant peu d’intégrations. ClickUp intègre des intégrations avec les principaux acteurs de la productivité, notamment Dropbox, Google Drive, Slack, Harvest, Toggl, etc.

À cette fin, ClickUp dispose de quelques fonctionnalités supplémentaires que la plupart des gens n’auraient même pas pensé à demander. Ce sont des fonctions bonus dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer, comme un bloc-notes pour noter vos pensées ou vos rappels. une barre des tâches au bas de votre navigateur / écran pour garder vos tâches à l’esprit; un calendrier Time View avec différents filtres de projet, qui indique la date d'échéance des tâches, s'intègre à Google Agenda, Apple et Outlook; et n’oubliez pas la fonctionnalité de tâches récurrentes la plus puissante qui offre une multitude d’options permettant de vous rappeler.

Les outils ne sont utiles que si vous les créez. Vous voudrez disposer des flux de travail adéquats pour que vos processus soient vraiment clairs et propres. Cela peut prendre du temps et changer (rappelez-vous, soyez flexible!) Lorsque vous découvrez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Vous souhaitez le configurer pour pouvoir évoluer rapidement - et disposer de processus et d’une gestion de projet performants dès le départ vous aidera à le faire.

Publié à l'origine sur clickup.com le 18 septembre 2018.