Comment nous gérons des projets sur une équipe entièrement distante

Leçons tirées de la gestion de projets interfonctionnels au sein d'une équipe de 60 personnes réparties dans 23 pays

Par Lucile Foroni

Publié à l'origine sur le blog officiel de Doist

Nous n'avons pas de chefs de projet à plein temps chez Doist. En fait, il y a un an à peine, nous n’avions aucun système de gestion de projet formalisé. Lorsque vous êtes une équipe de 20 personnes, cela peut fonctionner (plus ou moins). Lorsque vous êtes une équipe de plus de 60 ans travaillant dans 23 pays différents, les choses commencent à se dégrader rapidement.

Il y a environ un an, nous avons commencé à expérimenter un système que nous appelons objectifs Doist, axé sur les équipes de projet (concept que nous avons adapté des équipes de produits Spotify). Chaque équipe est une équipe temporaire multifonctionnelle qui vise un objectif spécifique pour un cycle de 6 semaines (une période que nous avons empruntée à Basecamp).

Au début, certaines équipes ont bien fonctionné et ont été livrées à temps. Les autres… eh bien, non. Nous avons constaté qu’un facteur clé du succès d’un projet était la présence d’un chef d’équipe méticuleux qui assume la responsabilité de la coordination et de la progression du projet. Le seul problème est qu'aucun d'entre nous n'a de formation en gestion de projet. Pour aggraver les choses, nous ne réussissons pas bien avec les processus bureaucratiques… Ce n’est tout simplement pas dans l’ADN de notre équipe.

Depuis que nous travaillons en équipe, nous devons nous demander à quoi ressemble la gestion de projet dans notre équipe:

Est-il possible de gérer efficacement un projet de manière légère sans s'embourber avec des méthodologies compliquées et des diagrammes de GANTT?

Comment adapter la gestion de projet à une configuration d'équipe distante où la majorité des communications se font de manière asynchrone?

Lorsque la gestion de projet n’est pas l’ensemble de votre travail, comment l’empêchez-vous d’occuper toute la journée?

Nous n’avons pas encore toutes les réponses, mais voici quelques-unes des leçons que nous avons apprises jusqu’à présent:

  • Assemblez votre équipe
  • Lancer les choses avec une spécification et une réunion
  • Organisation des tâches et communication avec Todoist et Twist
  • Maintenir le projet sur la bonne voie et gérer les obstacles courants

Assemblez votre équipe

Avant tout, vous devez obtenir la bonne combinaison de compétences et d’apport pour mener à bien le projet. Prendre le temps de rassembler formellement votre équipe a deux objectifs:

Premièrement, cela garantit que les coéquipiers nécessaires à la réalisation d'un projet sont inclus dans le travail dès le début. Rien ne ralentit une équipe, comme l'ajout de personnes à mi-chemin. L’un de mes plus grands échecs dans la gestion d’un projet vient de ne pas réunir l’équipe appropriée pour compléter l’une de mes équipes.

Nous avons créé de nouveaux écrans pour aider les gens à célébrer leur arrivée à Todoist Zero (plus de tâches pour la journée). Le projet étant construit autour d'illustrations, j'ai supposé que je n'avais besoin que de travailler avec notre illustrateur, Yin, de Taiwan. Il s'avère que nous avions également besoin d'un concepteur de produit (Portugal) pour incorporer les illustrations dans la page et de développeurs (de Taïwan, de Russie, d'Autriche et de Grèce) pour chaque plate-forme, capables d'identifier les contraintes spécifiques à la plate-forme lors de la phase de conception.

La coordination était le chaos. Les détails manquaient. De nouveaux changements devaient être décidés et communiqués à toute l'équipe à la dernière minute. Les développeurs étaient pressés par le temps et ont dû prendre en compte ces changements au fur et à mesure. Au début, ma supervision a presque triplé le temps nécessaire pour mener à bien le projet.

Il va sans dire que j’ai appris qu’il valait la peine de rassembler l’ensemble de votre équipe et de veiller à ce que tout le monde soit au courant des développements dès le début. Assurez-vous d’obtenir l’avis de vos coéquipiers sur les personnes à inclure. (Et qui ne devrait pas être. Rien ne ralentit un projet comme un trop grand nombre de cuisiniers dans la cuisine.)

Le deuxième avantage de rassembler votre équipe au tout début est d'aider tout le monde à planifier son temps, à évaluer sa charge de travail et à identifier rapidement les obstacles.

En tant que chef d’équipe, votre objectif numéro un est de créer un environnement dans lequel votre équipe peut faire de son mieux sans se sentir dépassée et frustrée. Tout commence par la garantie que les attentes en matière de travail sont raisonnables et que vos coéquipiers n’ont pas été affectés à un nombre trop élevé d’équipes. Bien sûr, des choses inattendues vont arriver; vous devez rester vigilant et vous aider à travailler en équipe et à respecter les délais lorsque la charge de travail de quelqu'un devient ingérable. Mais préciser qui participera à quels projets dès le début contribuera grandement à éliminer les goulets d'étranglement stressants.

Les membres de votre équipe sont l’atout le plus important pour la réussite d’un projet. Avec qui vous travaillez, comment vous les soutenez et dans quelle mesure vous facilitez la communication, votre projet sera ou sera brisé.

Lancer les choses avec une spécification et une réunion

Chez Doist, nous essayons autant que possible de communiquer de manière asynchrone. C’est une condition indispensable pour une collaboration réussie au sein d’une équipe distante où tout le monde travaille dans des fuseaux horaires différents. Une exception, cependant, est le coup d'envoi d'une équipe. Une réunion vidéo en équipe complète au début aide à réduire les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes à part entière. Si cela fonctionne bien, nous avons trouvé que cela valait le temps investi.

Avant la réunion de lancement, je rédige une spécification qui couvre l'objectif, la portée et le calendrier de l'équipe, et l'envoie à l'équipe. (Voici un exemple de spécification avec certains liens supprimés.)

Chacune des spécifications de notre projet comprend l'objectif, la portée et un calendrier estimé.
  • Un objectif identifie ce sur quoi nous travaillons en tant qu’équipe. Par exemple, «Créez une expérience Todoist Zero qui ravira les utilisateurs lorsqu’ils auront terminé toutes leurs tâches de la journée.» Cela garantit que nous sommes tous sur la même page et nous permet de commencer à réfléchir à la façon dont nous mesurerons le succès du projet.
  • La portée est essentielle pour compléter l'équipe dans 6 semaines. Certains projets incluent des fonctionnalités qui pourraient être considérablement améliorées. Cependant, nous devons envoyer quelque chose aux utilisateurs avant la fin du cycle. Pour ce faire, nous devons décider des modifications à priorité la plus élevée sur lesquelles nous allons travailler avant le début de l'exploration de la conception. Suivant l'exemple ci-dessus, la portée pourrait être «Créez et implémentez 6 écrans Todoist Zero basés sur des illustrations différents sur toutes les plates-formes Todoist».
  • La chronologie est là pour aider les coéquipiers à savoir sur quoi ils vont travailler à quel moment du cycle de 6 semaines. Les dépendances du projet deviennent apparentes quand elles sont placées sur une timeline. Par exemple, le concepteur sait que leurs maquettes doivent être terminées avant le 5 décembre pour que les développeurs disposent de suffisamment de temps pour la mettre en œuvre avant le 15 décembre. Un calendrier initial est essentiel pour la coordination, mais cela ne devrait pas être une source. de stress. Les dates changeront inévitablement au fur et à mesure que l'équipe progresse.

Sur la base des commentaires de l’équipe au cours de la réunion, j’apporterai les modifications nécessaires avant de finaliser le document. Ainsi, tout le monde comprend clairement le problème que nous résolvons, à quoi ressemble le succès du projet et ce qu’il faut compléter quand.

Puisque notre équipe à distance a une aversion naturelle pour les réunions, nous avons quelques règles de base pour nous assurer que celles que nous avons sont efficaces et productives:

  1. Planifiez le moins de réunions possible. Nous n’avons pas de réunions hebdomadaires de stand-up pour les équipes. Cependant, au début d’une équipe, j’ai trouvé un temps sur l’agenda de chacun qui peut être bloqué en 6 semaines. Ainsi, si nous avons besoin d’une autre réunion au fur et à mesure de nos progrès, nous avons déjà un créneau horaire bloqué pour l’organiser. Lorsque nous n’avons pas besoin de la réunion, nous ne l’avons pas.
  2. Ayez un ordre du jour et respectez-le. En envoyant un ordre du jour à l'avance, la réunion est ciblée et permet aux participants de préparer les questions et de les commenter à l'avance. L'ordre du jour devrait fixer un objectif clair pour l'issue de la réunion. Par exemple, «Choisissez entre 3 solutions UX proposées pour améliorer les objectifs et les séries de Karma». En tant que chef d’équipe, il est de ma responsabilité de maintenir la réunion sur la bonne voie. Si quelqu'un commence à sortir du sujet, je dis simplement: «C’est un bon point sur lequel nous devrions revenir plus tard, mais nous devons prendre la décision X maintenant."
  3. Faites des réunions courtes. La focalisation peut se perdre très rapidement lors des réunions; La pression du temps m'aide à ramener la conversation à l'ordre du jour. Je programme des réunions de 45 minutes, mais je souhaite les terminer en 30.
  4. Rendre la présence facultative. J’ai seulement commencé à expérimenter avec la participation facultative, mais je pense que cela conduira à des réunions plus productives. Avec l'ordre du jour à l'avance, les coéquipiers peuvent déterminer si leur présence est nécessaire ou non. En fonction de leur charge de travail et de leur emploi du temps, ils peuvent choisir de participer ou de simplement se mettre au courant de ce qui a été décidé par la suite sur Twist.
  5. Documenter les actions et les décisions. La communication écrite est la pierre angulaire d'une équipe distante. Je rédige toujours un bref synopsis de ce qui a été décidé et le publie dans un fil Twist avec tous les coéquipiers concernés prévenus.

Organisation des tâches et communication avec un projet Todoist et un canal Twist

Sans surprise, nous utilisons nos propres outils pour gérer nos équipes - nous les avons conçus et construits dans un environnement distant pour la collaboration à distance.

Todoist est notre outil de référence pour la gestion de projet. Nous avons créé un modèle de projet qui regroupe toutes les tâches liées à la création et à la coordination d’une équipe au cours d’un cycle de six semaines. Quand un nouveau cycle commence, je crée un nouveau projet pour chaque équipe que je dirige et importe le modèle dans chacune d’elles en tant que point de départ.

Nous gardons une trace de toutes les tâches, délais et documents de référence liés aux équipes dans un seul projet Todoist.

Sur la base du calendrier initial, j'ajoute toutes les tâches liées au projet à ce projet Todoist ainsi que les dates d'échéance et attribue chacune d'entre elles au membre responsable de l'équipe. J'ajoute un lien vers les spécifications de l'équipe dans les commentaires du projet pour que tout le monde sache où le trouver. S'il y a des documents ou des maquettes que les coéquipiers devront référencer pour des tâches spécifiques, je les joins dans les commentaires des tâches. De cette façon, tout ce que les membres de l'équipe doivent faire est de vérifier leurs vues Aujourd'hui ou Les 7 prochains jours pour voir toutes les tâches de projet à venir sur lesquelles ils doivent travailler. (En savoir plus sur l'organisation de projets avec Todoist.)

Alors que Todoist nous aide à garder une trace de tâches et de délais spécifiques, Twist garde toutes nos conversations relatives aux projets organisées et facilement accessibles pour tous, quel que soit le fuseau horaire. Le principal défi de la coordination d'un projet au sein d'une équipe distante est le suivant: la communication doit se faire de manière asynchrone. Il y a certainement des moments où il serait plus rapide de marcher vers un coéquipier, de lui poser une question et d'obtenir une réponse en une minute. Mais bien sûr, en tant que chef de projet dans une équipe distante, vous ne pouvez pas.

Cependant, la communication asynchrone est également l'un des atouts les plus importants dans la gestion d'un projet. Cela permet aux membres de l’équipe de se déconnecter et de se concentrer sur l’expédition de leur part du projet sans craindre de perdre quelque chose d’important. Nous avons conçu Twist exactement pour ce type de communication asynchrone.

Au début du cycle, je crée un nouveau canal pour chaque équipe que je dirige et invite toutes les personnes impliquées. Je crée ensuite des discussions pour discuter de chaque aspect spécifique du projet.

Nous créons un nouveau canal pour chaque équipe afin que toutes les communications connexes restent organisées au même endroit.

De cette façon, toute la communication pour le projet est dans un seul endroit. Tout le monde dans le canal peut parcourir les discussions, voir les sujets abordés et trouver les informations dont ils ont besoin. Cependant, vous pouvez choisir les membres qui seront réellement informés d'un nouveau fil de discussion ou d'un nouveau commentaire. Cela réduit le bruit tout en veillant à ce que les membres concernés sachent ce qui se passe.

Comme je l'ai déjà dit, 95% de notre coordination se fait en ligne. Les réunions sont rares, il est donc important que toutes les tâches, les délais, les décisions et les conversations soient clairement documentés, organisés et accessibles à tous. Avec un projet Todoist et un canal Twist, les membres de l’équipe sont généralement en mesure de trouver toutes les informations dont ils ont besoin sans avoir à les demander.

Maintenir le projet sur la bonne voie et gérer les obstacles courants

Gérer un projet, c'est comme prendre soin d'un bébé: tournez le dos pendant une seconde, il rampera tout droit vers le bord de l'escalier et enfoncera ses doigts dans la prise la plus proche.

Si vous dirigez un projet, vous ne pouvez pas simplement attribuer des tâches et des échéances et laisser les choses s'exécuter elles-mêmes. Heureusement, si vous avez un système permettant de contrôler l’état du projet et de garder tout le monde sur la même page, la gestion de votre projet ne doit pas nécessairement devenir votre travail à plein temps.

Publier une mise à jour hebdomadaire du projet

Chez Doist, nous créons un fil dédié «Extraits d’escouade» dans le canal d’escouade où des mises à jour peuvent être ajoutées semaine après semaine. Voici ce que nous incluons dans chaque mise à jour:

  • Qu'est-ce qui a été fait cette semaine
  • Ce qui va arriver la semaine prochaine
  • Ce qui est dans les délais / ce qui est en retard et tout changement d’échéance (assurez-vous que les changements de date sont également reflétés dans le projet Todoist)
  • Tout ce qui empêche le projet d’avancer
Un fil de discussion hebdomadaire rapide sur la mise à jour du statut garde tout le monde sur la même page sans perdre de temps avec une réunion.

Pour préparer la mise à jour hebdomadaire, j'ai feuilleté le projet Todoist et le canal Twist. Si le statut d’un élément particulier du projet n’est toujours pas clair, je demanderai au membre de l’équipe responsable une mise à jour du thread en question.

Garder vos tâches de gestion de projet dans Todoist également

Bien que j'utilise le projet d'équipe pour obtenir un aperçu rapide des tâches de chacun, je garde également une trace de toutes les tâches liées à la gestion de projet pour moi aussi. Cela me permet de ne pas devenir fou en essayant de garder une trace de toutes les pièces en mouvement dans ma tête et de m'aider à être plus efficace afin que la gestion du projet ne prenne pas toute la journée.

Voici certaines des tâches de gestion de projet en cours que je m’ajoute moi-même dans Todoist:

  • Faites un suivi avec un membre de l’équipe dans 48 heures si je n’ai pas reçu de réponse (avec un lien vers le fil Twist correspondant)
  • Répondre à un fil de discussion Twist plus tard (également avec un lien vers le fil correspondant)
  • Une tâche récurrente pour publier la mise à jour hebdomadaire

Je garde également mon propre projet de statut d’équipe à Todoist, où chacune de mes équipes a pour tâche. J'utilise les commentaires de tâche pour noter tout ce qui reste à faire pour compléter l'équipe. Je consulte chaque équipe deux fois par semaine et la mets à jour avec le statut actuel du projet. Cela m'aide aussi à rester sur la bonne voie!

Je garde un projet de statut de groupe séparé avec des notes pour moi-même.

Rester dans la portée (ou même la réduire)

Au cours d'un projet, certaines choses risquent de prendre plus de temps que prévu. Les cycles de 6 semaines vont vite. Nous aimons la philosophie de Basecamp selon laquelle vous devez ajuster la portée, pas la date limite:

«Il s’agit d’examiner attentivement une fonctionnalité et de déterminer la véritable essence. Pas ce que ça peut être, mais qu'est-ce que ça doit être?

En gardant à l’esprit l’objectif initial de votre équipe et la date limite finale, vous devez décider de ce qu’il faut faire et de ce qui doit être laissé pour un cycle ultérieur. Cela signifie souvent que vous refusez des idées vraiment géniales ou que vous omettez quelque chose du plan initial. Il peut être utile de conserver une liste «sympa d’avoir» dans Todoist ou dans les spécifications de l’équipe sur laquelle revenir ultérieurement si le temps est venu ou dans un autre cycle.

S'assurer que les décisions sont prises

Parfois, la solution est évidente et les décisions sont prises rapidement. D’autres fois, les gens ne seront pas d’accord sur la bonne marche à suivre et les discussions s’éterniseront. En tant que chef de projet, vous ne pouvez pas toujours être le «décideur», mais vous devez vous assurer que les décisions sont prises efficacement.

Quand il y a désaccord, je laisse généralement un peu de temps pour débattre sur le fil Twist. Cela peut prendre quelques jours ou une semaine en fonction de l’importance de la décision et de la place que nous occupons dans le cycle. Lorsque j'estime que les discussions ultérieures ne sont plus productives, je poste sur le fil en disant que nous en avons suffisamment discuté et en donnant à la meilleure personne le pouvoir de prendre la décision. Par exemple, si nous ne sommes pas d’accord sur un élément spécifique de la conception, je demanderai au responsable de la conception du projet de prendre la décision finale. Si le choix de la personne n’est pas évident, je le ferai moi-même en prenant soin d’expliquer comment j’ai décidé de suivre cette direction.

La gestion de projet peut parfois sembler une distraction, mais elle a complètement changé la façon dont nous travaillons en équipe distante. Au cours de l’année écoulée, les stratégies simples décrites ci-dessus ont augmenté le nombre de nouveautés que nous sommes en mesure d’expédier et ont réduit le stress que cela implique.

Nous continuerons à expérimenter pour trouver de meilleurs moyens d’équilibrer la communication qui est essentielle pour garder les projets sur la bonne voie et la profondeur nécessaire pour produire un travail dont nous sommes fiers.

Si vous avez des questions sur la manière dont nous travaillons ensemble pour faire avancer les choses chez Doist, contactez Twitter @doist ou faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

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Lucile Foroni rêve dans les cycles et les équipes de la Nouvelle-Zélande par Lyon, France.

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