Il est temps de mettre fin aux réunions périodiques

Pourquoi faisons-nous encore cela les uns aux autres?

Heureusement, cela fait très longtemps que je n’ai pas été invité à une réunion récurrente. Mais j'en ai entendu parler à quelques reprises la semaine dernière et cela m'a rappelé de terribles souvenirs d'avant le camp de base.

Cela m'a rappelé que tout le monde n'est pas aussi chanceux - beaucoup de gens doivent encore assister à ces réunions récurrentes, suaves d'esprit, qui drainent la cervelle et inutiles. Vous connaissez ceux-ci - ils sont généralement classés sous des euphémismes tels que «stand-ups», «statut» et «enregistrements» et se produisent tous les jours ou toutes les semaines.

Ils sont terribles. Voyons pourquoi et voyons si nous pouvons nous aider à nous en débarrasser.

Ils forcent les gens à se rencontrer même quand il n’ya rien à discuter

Vous êtes déjà allé à une réunion récurrente uniquement pour trouver un tas d'expressions vierges et tout le monde se regarde? Bienvenue à la réunion récurrente.

Pour une raison quelconque, la mentalité d'entreprise par défaut est qu'il y aura toujours quelque chose à discuter. Il est donc bon d'organiser une réunion régulièrement programmée, car cela permet aux gens de se rattraper.

Mais si vous y réfléchissez vraiment, y a-t-il toujours quelque chose à discuter? N'y a-t-il pas seulement quelques jours ou quelques semaines où tout se passe bien ou où les gens font juste leur travail et où il n'y a rien à discuter?

À quelle fréquence ces réunions périodiques sont-elles réellement nécessaires? 10% du temps? 50%? Je n'en ai aucune idée, je ne peux pas voir l'avenir - alors pourquoi les organisateurs pensent-ils qu'ils le peuvent?

Les organisateurs diront souvent que vous devez garder des réunions récurrentes car «vous pouvez toujours les annuler». Et bien sûr, dans un monde parfait, cela aide un peu - cela me redonne une partie de ma journée. Mais cela suppose également que chaque organisateur de réunion est extrêmement vigilant dans la gestion de ses réunions. Et soyons honnêtes, ils ne le sont pas.

Au-delà de cela, l'annulation d'une instance d'une réunion périodique ne résout pas tous les autres problèmes qu'ils provoquent ensemble. Continue de lire.

Ils créent un cercle vicieux de réunions et de surmenage

Voici ce que font les organisateurs de réunions: ils consultent le calendrier de chacun et essaient de trouver le meilleur moment pour tout le monde.

Mais comme il y a tellement de réunions récurrentes, il est difficile de trouver des blocs de temps. Les organisateurs commencent donc à programmer de nouvelles réunions à des heures peu pratiques, car ce sont les seules heures disponibles: tôt le matin, tard le soir, pour le déjeuner. Chaque fois que vous devriez vous détendre, ne pas travailler.

Si la majorité des réunions récurrentes étaient simplement annulées et programmées en fonction des besoins, tout le monde aurait plus de temps disponible et moins de réunions en général. Imaginez les possibilités!

Cela montre également pourquoi «annuler» une récurrence ne résout pas tout - une récurrence prend déjà un bloc de temps que les autres organisateurs ne peuvent pas planifier, ce qui a pour effet de créer en cascade des réunions encore plus difficiles.

Ils nuisent au travail et au flux de travail de votre équipe

Si vous savez que vous avez une réunion dans une heure, commencez-vous votre travail de résolution de problèmes le plus profond et le plus complexe? Je me risquerais à deviner que la plupart des gens ne le font pas. Je ne le fais certainement pas.

C’est logique - si vous savez que vous êtes sur le point d’être interrompu dans une heure, pourquoi commencer le travail de réflexion profonde que vous devez faire. Vous êtes probablement plus susceptible de vous attaquer à quelques petites choses faciles. C’est un effet subtil, mais imaginez que cela se produise plusieurs fois par semaine. Combien de travail de qualité et de réflexion profonde est perdu à cause des réunions imminentes?

Si ces réunions récurrentes n’étaient pas là, les gens pourraient choisir un ensemble de travail entièrement différent. Ils disposeraient de plus de temps ininterrompu, ce qui est essentiel pour une réflexion en profondeur et la résolution de problèmes - des choses dont les concepteurs et les programmeurs ont besoin chaque jour pour faire de leur mieux.

Oh, et pour aborder la solution magique qui consiste à «annuler la réunion» à nouveau - obtenir une annulation 30 minutes avant la réunion me donne l’heure de la réunion, mais c’est déjà au moins deux heures de travail.

Ils deviennent un dépotoir

La réunion récurrente est le dépotoir de tout ce que vous ne voulez pas traiter maintenant (probablement parce que vous êtes coincé dans une autre réunion).

Combien de fois avez-vous vu cela se produire - vous commencez à parler avec quelqu'un, vous ne pouvez pas passer d'appel, puis ils disent «parlons-en à la réunion de mise en état»?

Les réunions récurrentes sont une béquille - elles vous permettent de reporter les décisions que vous devriez probablement (et pourriez facilement) prendre maintenant. Rappelez-vous, les décisions sont temporaires!

«Si les circonstances changent, vos décisions peuvent changer. Les décisions sont temporaires. "
- Jason Fried, Rework

C’est une autre raison pour laquelle «annuler tout simplement» peut sembler bien sur papier, mais ne fonctionne pas dans la pratique. Les gens ont tendance à trouver des moyens de respecter les horaires de réunion prévus.

Ils noient les choses importantes

Les réunions récurrentes peuvent causer une surcharge du calendrier pour de nombreuses personnes - elles peuvent parfois être réservées deux fois, voire même trois fois. Considérez un calendrier chargé et essayez de déchiffrer ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Avez-vous déjà manqué une réunion importante parce que votre calendrier trop bruyant vous a traversé?

Et d’un point de vue humain, les réunions incitent également les gens à réfléchir à la planification de rendez-vous personnels importants. Oui, bien sûr, la plupart du temps, vous pouvez rater une réunion récurrente. Mais avez-vous déjà réfléchi à deux fois avant de prendre un rendez-vous personnel, car il y a une réunion sur votre calendrier? Bien sûr que vous l’avez fait, et moi aussi. C’est peut-être une petite chose, mais même la réunion la plus insignifiante peut faire penser à «Je devrais vraiment y aller» au lieu de s’occuper de quelque chose de beaucoup plus important pour eux.

"Oui, génial, une autre réunion récurrente!"

Je plaisante à moitié, mais honnêtement, avez-vous déjà entendu quelqu'un dire cela? Ou est-ce plus souvent un profond soupir suivi de «Ugh, une autre réunion».

Ou que diriez-vous de cela - rappelez-vous la dernière fois qu’une de vos réunions a été annulée et combien vous avez été ravi de ne pas avoir à y aller?

Cela ne vous dit rien?

Très bien, nous avons donc établi que je ne suis pas fan des réunions récurrentes. Peut-être que je vous ai convaincu qu'ils sont terribles, ou peut-être que non.

Quoi qu’il en soit, pourriez-vous, s'il vous plaît, envisager d’essayer certaines choses en tant qu’organisateur de réunion ou participant? Vous pourriez être agréablement surpris par les résultats.

Organisateurs: essayez d’inverser votre mentalité par défaut

Si vous êtes un organisateur de réunion, essayez ceci pour un projet - inversez votre réflexion et supposez que vous n’avez pas besoin d’une des réunions récurrentes que vous planifiez habituellement. Au lieu de cela, voyez comment les choses se passent et si une discussion doit avoir lieu, organisez une réunion autonome avec le moins de personnes possible pour passer l'appel.

Les choses pourraient être un peu inconfortables ou plus difficiles au début, mais au final, je parie que tout ira bien (et votre équipe en sera beaucoup plus heureuse).

Participants: demandez à l'organisateur de la réunion si vous pouvez ignorer

Cela peut être difficile, car souvent les organisateurs de réunions sont en position de pouvoir (directeurs, directeurs, votre patron, etc.). Mais si vous êtes une personne tuée par des réunions récurrentes, essayez de demander à l'organisateur si vous pouvez sauter à moins d’avoir besoin de quelque chose de spécifique. La plupart du temps, toute personne raisonnable sera d'accord avec cela.

Cela fait toujours de vous un participant volontaire et disponible, mais par défaut, vous devez faire votre travail, à moins que celui-ci ne vous demande spécifiquement d'y assister.

Participants (points bonus): Remercier l'organisateur de la réunion qui n'a jamais appelé

C’est une race rare, mais si vous remarquez une personne qui rompt avec le moule et qui appelle rarement une réunion périodique, remerciez-la. Non sérieusement. Ils rigolent peut-être, mais ils apprécieront que vous l’ayez remarqué et valideront leur façon de gérer les choses. Cela leur donnera la confiance nécessaire pour continuer à faire les choses à leur manière - réunions récurrentes gratuites!

Alors, c’est presque 2018 et c’est le moment de tourner la page. Que dites-vous - pouvons-nous annuler toutes les réunions récurrentes et commencer l'année à zéro?

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Avez-vous une histoire d'une réunion qui a terriblement mal tourné? Ou un moment où vous mettez le pied sur des réunions récurrentes? Nous rassemblons vos récits de réunion les plus drôles, les plus mémorables et les plus louables pour un prochain épisode de notre podcast, Rework. (Si vous avez trouvé un moyen de rendre les réunions moins pénibles pour votre entreprise, nous voulons aussi en entendre parler!) Envoyez-nous un message à hello@rework.fm ou laissez-nous un message vocal au (708) 628–7850. Nous avons hâte d'avoir de tes nouvelles!