Devez-vous sortir de cette mauvaise réunion, même si c'est impoli?

Publié à l'origine sur JOTFORM.COM

C'était vendredi à 16h.

Nos équipes de produits présentaient les résultats d'une semaine de piratage amusante. Un groupe partageant un code QR, nous avons donc installé son application de quiz multijoueur et commencé à faire concurrence.

Le premier quiz s'appelait: "Comment connaissez-vous JotForm?"

Étant donné que j’ai fondé la société il ya 12 ans, on pourrait penser que j’aurais un avantage injuste.

J'ai placé 18ème.

Je me suis retrouvé coincé dans une question sur notre mascotte, Podo. J'étais aussi plus lent que mon personnel.

Quoi qu'il en soit, l'après-midi était tellement amusant. Nous avons ri et parlé et je me suis senti fier de ce que les équipes ont créé. C'était comme une fête productive.

Techniquement, il s’agissait d’une journée de démonstration, qui est l’une de nos rares réunions prévues. Chaque vendredi, nos équipes montrent ce qu’elles ont appris ou construit tout au long de la semaine.

Les journées de démonstration ne sont pas des réunions d’état; nous partageons des résultats tangibles, pas des mises à jour drones. Et nous restons brefs. Une heure, max. Montrez votre travail ou un clip vidéo rapide et passons à autre chose.

Je partage cette histoire, car je crois que toutes les réunions ne sont pas créées égales. Ce n’est pas nécessairement un «fléau» pour votre entreprise.

Les réunions font partie de la vie de fondateur ou d’entrepreneur, mais elles sont également devenues un sujet très controversé, en particulier dans le secteur des technologies.

Elon Musk, membre du personnel de Tesla, qui a divulgué un courrier électronique, affirme que les grandes réunions sont le "fléau des grandes entreprises et qu'elles [elles] s'empirent presque toujours avec le temps".

Musk dit également à son personnel de "sortir d’une réunion ou de prendre un appel dès qu’il est évident que vous n’ajoutez pas de valeur. Ce n'est pas impoli de partir, c'est impoli de faire rester quelqu'un et de perdre son temps.

C’est une directive assez claire.

Alors, quelle est la solution?

Avant que JotForm ne compte plus de 100 employés et 3,5 millions d'utilisateurs, je ne pensais pas trop aux réunions. C'était juste moi au début, et l'entreprise a grandi lentement.

Nous n’avons jamais pris de financement extérieur, donc je n’ai pas à faire de déclaration aux investisseurs de capital-risque ou aux sociétés de capital-risque.

Maintenant que nous avons trois bureaux sur deux continents, j'approche les réunions de manière beaucoup plus stratégique.

Je ne veux pas perdre mon temps - et je ne veux vraiment pas enfermer mes employés dans des mises à jour de statut inutiles. Ils sont le cerveau et le moteur de cette entreprise.

Je veux leur donner les moyens de faire de leur mieux et d’apprécier le processus.

En fin de compte, chaque entrepreneur doit définir ses propres limites et créer une stratégie de réunion adaptée à son organisation. Voici ce qui fonctionne pour nous.

1. Bureaux individuels

Notre société dispose de petites équipes multidisciplinaires de 4 à 6 personnes. Chaque groupe comprend un concepteur, un développeur, un spécialiste UX et tous les autres rôles nécessaires pour créer de nouvelles fonctionnalités de produit, du début à la fin.

Chaque équipe a également son propre bureau, avec une porte qui se ferme.

En travaillant dans le même espace, les équipes n’ont pas à planifier de réunions formelles. Ils peuvent partager des idées et des commentaires toute la journée.

C’est une autogestion continue - et ce modèle n’inspire pas que du bon travail, il empêche également ce redoutable calendrier Tetris, où votre emploi du temps devient un casse-tête coloré et improductif.

De toute évidence, les gens ont également besoin de temps de travail silencieux. Nos équipes établissent leurs propres règles en matière d'interruptions et de pauses - mais l'essentiel est qu'elles décident.

Je sais que cette structure ne fonctionnera peut-être pas pour tout le monde, mais il convient de réfléchir à ce qui pourrait réduire ces longues réunions.

Peut-être que votre équipe utilise Slack ou Messenger pour des requêtes rapides. Vous pouvez également créer une période hebdomadaire de travail où tout le monde est disponible pour des questions et des contacts informels. Expérimentez et voyez ce qui fonctionne.

2. Pas de réunions d'état

"Il est difficile d’obtenir un plus gros gaspillage d’argent, de temps et d’attention que les réunions de suivi." - Jason Fried

J'ai passé mes étés dans nos bureaux d'İzmir, situés au bord des incroyables eaux bleu / vert de la mer Égée. Après une récente réunion de bilan avec notre équipe de San Francisco, j'ai décidé d'annuler ces mises à jour pour l'été.

Je sais que je veux passer ces soirées avec ma famille sur les plages de Çeşme, au lieu de rester tard au bureau. Nous organiserons des réunions ad hoc à la place. Et je sais que je ne suis pas seul dans ce changement.

Le responsable technique de Pinterest, Brian Donohue, a récemment décrit un calendrier de trois jours sans réunion que la société teste avec les équipes d'ingénierie produit:

«Ce n’est pas une grande révélation que le développement logiciel nécessite de longues périodes de temps ininterrompues pour se concentrer.
À mesure que Pinterest a grandi, nous avons constaté que le nombre de réunions a également augmenté.
Avoir autant de réunions peut fragmenter la journée entière d’un ingénieur, éliminant ainsi le temps ininterrompu nécessaire à la création d’un logiciel. ”

Donohue dit que ce «changement apparemment petit» a déjà eu un impact important. Plus de 91% des développeurs disent que le changement les a rendus plus productifs et 80% affirment que le calendrier de non-réunion est respecté.

Pinterest expérimente toujours, mais il est fascinant de voir comment une autre entreprise tente d’équilibrer son temps de travail ininterrompu avec une communication efficace en équipe.

3. Réunions à pied

Étant donné que l'Américain typique siège en moyenne 9,3 heures par jour, les réunions à pied peuvent améliorer votre santé et votre créativité, abattre les hiérarchies, améliorer la communication et rendre les gens plus heureux, parmi les autres avantages signalés.

Steve Jobs, Jack Dorsey, de Twitter, et Mark Zuckerberg, ont également été accusés de sortir des sentiers battus quand ils rencontrent une ou deux autres personnes.

Je suis également fan de ce style de réunion. J'essaie toujours d'aller déjeuner et de marcher avec de nouveaux employés, par exemple. Nous apprenons à nous connaître d'une manière détendue et (avec un peu de chance), ils commencent à me voir comme plus que juste «le patron».

N’essayez pas d’amener 7 personnes à une réunion à pied, bien sûr. Mais si vous avez le temps, les capacités et le temps approprié pour vous échapper du bureau, essayez-le.

4. Commentaires par courrier électronique

Un article récent de Fast Company, citant le concepteur d'interaction Don Norman, affirme que le courrier électronique est «le mémo de bureau devenu cancéreux, étendu à la maison et à la vie quotidienne».

J'ai compris. La plupart des gens détestent le courrier électronique. Dans le pire des cas, la boîte de réception peut ressembler à une liste de tâches Sisyphe ou à une laisse étendue.

Mais si je choisis entre un courrier électronique et une réunion, je vais utiliser la technologie électronique - et ce n’est pas parce que je ne veux pas parler à mes équipes. Au lieu de cela, je peux leur donner des retours réfléchis et réfléchis, et je le fais à mon rythme.

L '«interruption» (qui est vraiment mon travail) survient à la fin de la journée lorsque je m'assieds et que je poursuis dans la boîte de réception essentielle, Boîte aux lettres zéro.

5. Objectifs spécifiques

Les réunions productives ont un objectif clair et introduisent de nouvelles informations utiles (et utilisables).

J'attends avec impatience deux réunions hebdomadaires: une avec notre équipe de données et une avec notre équipe de recherche d'utilisateurs. Data Team partage l'analyse des données, les taux de conversion, les résultats des tests et d'autres statistiques utiles. Les utilisateurs utilisateurs me disent ce qu’ils ont appris des entretiens avec les utilisateurs et des tests d’utilisabilité qu’ils ont effectués.

S'il existe un comportement inhabituel sur une métrique, nous en parlons et essayons de générer des solutions. J'apprends toujours beaucoup - et les détails qu'ils partagent partagent directement mon travail.

Les réactions défavorables aux réunions peuvent donner aux fondateurs le sentiment que chaque téléconférence ou briefing est une perte de temps. Je ne pense pas que ce soit vrai.

Une réunion qui atteint son objectif de manière rapide et efficace, tout en alignant efficacement les participants, mérite amplement l’espace alloué dans votre emploi du temps.

Les affaires sont un sport d'équipe. Rien d'extraordinaire n'est accompli isolément Nous avons tous besoin de discuter de plans et d’idées, mais trouver une approche plus stratégique est précieux pour tout le monde.

6. Le pouvoir du «non»

L’auteur Kevin Ashton déclare que «le mot« non »a plus de puissance créatrice que les idées, les idées et les talents combinés», mais la plupart des gens n’ont pas appris à l’utiliser:

«On nous apprend à ne pas dire« non ».« Non »est impoli. «Non» est une rebuffade, une réfutation, un acte mineur de violence verbale. "Non" est pour les drogues et les étrangers avec des bonbons. "

De toute évidence, la capacité de dire «non» est un privilège et une forme de pouvoir. Tous les employés ne peuvent pas utiliser ce pouvoir dans toutes les situations. Mais quand vous le pourrez, et surtout si vous établissez les règles, refusons les réunions improductives.

Après tout, les réunions ne devraient pas être un mot de quatre lettres. Le fait de partager des idées et de mettre à jour nos collègues ne devrait pas être une chose que nous redoutons. Cela devrait alimenter l'organisation et non pas vider de son élan.

Alors, peut-être que nous ne pouvons pas tous sortir des réunions ou raccrocher pour des appels interminables, mais nous pouvons être plus stratégiques. Plus respectueux du temps de chacun.

Essayons de changer notre façon de travailler et de communiquer pour le bénéfice de tous.