Les 20% de conseils de productivité produisant 80% des résultats

Au lieu de courir après les dernières tentatives de piratage, concentrez-vous sur quelques changements clés qui auront un impact démesuré sur votre productivité.

Quels sont les changements minimaux et fondamentaux que je peux faire aujourd'hui et qui produiront le plus de résultats?

Les conseils en matière de productivité disponibles sur Internet et dans les livres d’entraide ne manquent pas. Même les dieux de Google ne savent pas combien de sites, de conseils et de gourous autoproclamés apparaissent chaque jour. Chaque article, ebook et tweet prétend avoir des charmes magiques pour conjurer la paresse, l'épuisement et la distraction.

Mais comment savoir quel est le conseil de la sage et qu'est l'huile de serpent? Et qui a le temps de tout lire?

Où devrions-nous commencer?

La productivité est quelque chose que je prends très au sérieux - non pas parce que je suis un expert ou un gourou, mais parce que la productivité est une chose dont j'ai désespérément besoin et sur laquelle je compte. Mon flux créatif est chaotique par nature et sans un système décent tenant tout en place, je vais instantanément filer à des milliers de kilomètres dans l'espace.

Mais soyons honnêtes avec nous-mêmes: nous ne pouvons pas immédiatement faire tout ce que les experts en productivité suggèrent. La plupart d’entre nous n’ont tout simplement pas le temps de construire (encore moins d’entretenir) le Taj Mahal des systèmes de productivité. À cause de cela, la plupart d'entre nous continuons simplement à faire les choses comme nous les faisons déjà. Nous savons que nous ne sommes pas les plus efficaces, mais au moins, cela fonctionne (ou du moins nous en sommes convaincus).

Heureusement, tous les conseils de productivité ne sont pas créés égaux. Au lieu de courir après les dernières tentatives de piratage, concentrez-vous sur un petit nombre de changements clés qui produiront la grande majorité des résultats ...

# 1 Se rendre au travail

Soyons honnêtes: il est difficile de faire quelque chose. Après tout, c’est la raison pour laquelle les programmes de gestion des tâches, les calendriers et les agendas ont été créés. C’est aussi la raison pour laquelle la plupart d’entre nous lisons des articles comme celui-ci.

Et à cause de nos grands besoins, de nombreuses techniques tentent de combattre notre aversion pour le travail. De la matrice prioritaire à Manger cette grenouille au miracle de cinq minutes, chacun a sa propre manière de canaliser la productivité et, malgré leurs différences, leur objectif est de vous permettre de commencer à travailler.

C’est parce que, comme vous le savez sûrement, la première étape est la plus importante et la plus difficile. Selon la journaliste américaine Mary Heaton Vorse, «l’art d’écrire est l’art d’appliquer le bas du pantalon au siège de la chaise».

Mais comme tous les écrivains, musiciens, artistes et entrepreneurs peuvent vous le dire, la chose la plus difficile quand il s’agit d’un projet ou d’une idée est de s’asseoir pour le faire. Nous nous sabotons avec d'autres tâches moins importantes, leur permettant ainsi de nous distraire de ce dont nous avons vraiment besoin. Quand une échéance approche, il devient soudainement important de répondre à tous les courriels de notre boîte de réception ou de vous désabonner de toutes les lettres d'information que nous recevons mais que nous n'avons jamais lues, ou de nettoyer nos placards.

Lorsque nous faisons ces choses, nous croyons toujours qu’elles sont vitales; qu'ils sont sensibles au temps. Nous nous persuadons que cela doit être fait immédiatement et qu’ils nous feront gagner un temps précieux à l’avenir, mais en réalité, tout ce que nous faisons, c’est éviter ce que nous devrions faire.

Le psychologue Tim Pychyl, dans son livre "Résoudre le problème de la procrastination", appelle ces "actes moralement substituables".

Par exemple, élaborer un plan marketing pour la prochaine année peut être notre priorité numéro un, mais cette urgence peut également nous submerger. La pression est égale à l'aversion. Nous avons peur de tout gâcher. Nous avons donc choisi de le remplacer par quelque chose de plus simple. quelque chose que nous ne pouvons pas bousiller, comme réorganiser notre Evernote ou obtenir des détails sur la voiture. Nous nous apaisons en disant des choses du genre «au moins je ne fais rien» en essayant de nous convaincre que nous faisons toujours quelque chose de productif. Mais nous ne sommes pas - il n’ya rien de productif avec ce type de substitution.

Être productif, c'est réaliser quelque chose d'important. Ce que nous faisons est de nous permettre de reporter des choses vraiment importantes et, ce faisant, nous permettons à nos objectifs de rester incomplets. Nous nous permettons de nous laisser distraire par les pensées du prochain onglet de nos navigateurs, en nous dérangeant continuellement avec «l’urgence» de chaque notification qui plonge dans notre écran ou vibre à nos poignets.

Alors, comment combattre cela? Comment pouvons-nous réellement commencer et éviter les actes de procrastination?

ÉTAPE 1:

Nous devons cesser de considérer nos projets comme une seule et même chose. La taille et la portée de quelque chose de complexe nous intimide; cela donne l'impression que tout cela est complètement insurmontable. Imaginez si les entrepreneurs ne pensaient qu'au gratte-ciel et ne prenaient jamais le temps de le décomposer en milliers de mesures individuelles nécessaires pour achever le gratte-ciel - rien ne serait construit.

Les projets considérés comme un seul bloc géant sont trop abstraits, trop généraux. Notre cerveau ne peut tout simplement pas traiter quelque chose dans son intégralité, nous devons donc décomposer nos projets en petits morceaux digestibles.

Par exemple, voici le processus de rédaction de cet article, décomposé:

Todoist facilite la création de sous-tâches qui décomposent des objectifs ambitieux et accablants en morceaux faciles à gérer.

En regardant un projet comme celui-ci, on peut facilement voir comment le concept abstrait d’article devient une simple série de tâches à accomplir. Nous n’avons pas besoin de regarder continuellement la corvée monumentale qui nous attend, mais seulement de regarder aussi loin que la prochaine étape. Avec chaque tâche terminée, nous sommes en mesure de suivre nos progrès et de nous réjouir de la gratification qui vient avec chaque coche que nous faisons.

Et si nous avons de la chance, nous serons emportés par l’enthousiasme et l’élan, en accomplissant plus de tâches chaque jour que prévu au départ. En termes simples, si nous pouvons voir clairement le chemin, notre esprit nous obligera à trouver le bout du chemin. Nous sommes juste construits de cette façon.

# 2 Devenir Habituel

Comment est ce projet de nettoyer le garage à venir? Combien de jours évitez-vous de préparer vos impôts? Qu'en est-il de ce roman dont vous parlez d'écriture?

Nous sommes nombreux à savoir que le désir de mener à bien une tâche est rarement suffisant pour mener à son terme, en particulier pour les projets à long terme. Plus que tout, les projets à long terme ne peuvent pas survivre uniquement par la volonté; nous n’en avons tout simplement pas assez.

L'utilisation de systèmes est le seul moyen de lutter systématiquement contre l'évitement. Un système est une série d'actions ou d'étapes sur lesquelles nous comptons pour obtenir systématiquement un résultat donné. Nous utilisons des systèmes d’entraînement pour développer les muscles, des systèmes alimentaires pour perdre du poids et des systèmes de classement pour rester organisés. Les systèmes nous fournissent une structure sur laquelle nous pouvons compter lorsque nous savons que notre propre désir de réaliser quelque chose ne suffit pas.

Ce qui peut être évité sera évité. Heureusement, certains esprits très travailleurs et créatifs ont tenté de résoudre ce problème en inventant leurs propres systèmes de productivité à toute épreuve. Chacun a ses forces et ses faiblesses, chaque système étant adapté à un problème spécifique, à un processus de pensée ou à un type de personnalité.

Cependant, malgré toutes leurs différences, tous les systèmes de productivité reposent sur le concept simple selon lequel il existe quelque chose de beaucoup plus fiable que la volonté. Tous les systèmes de productivité reposent sur la force de l'habitude.

Pour le meilleur ou pour le pire, les habitudes sont incroyablement difficiles à changer:

«… Chaque fois que vous avez une envie pressante et que vous agissez, la récompense que vous en retirez (qu’il s’agisse d’un tabagisme dû au fait de fumer ou de la satisfaction de savoir que vous êtes à la boîte de réception zéro) crée un chemin neurologique dans votre cerveau. Lorsque vous répétez cette action et que vous ressentez à nouveau la même récompense, cette voie neurologique devient un peu plus épaisse; et la prochaine fois, encore plus épais. Plus cette voie est épaisse, plus il est facile pour les impulsions de la parcourir. Ainsi, lorsque vous essayez d’éliminer complètement une habitude, vous essayez en fait d’utiliser votre volonté pour détruire un chemin neuronal. C’est possible, mais c’est sacrément difficile pour la plupart des gens. "

- Lindsay Kolowich, La science de la productivité

En raison de la force et de la longévité d'une habitude, l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre productivité est de vous en construire qui respectent vos objectifs. Mais comme le savent tous ceux qui ont essayé de prendre une pilule ou de courir le matin, de nouvelles habitudes ne sont pas facilement créées; ils ont besoin de construire le bien tout en détruisant le mal, en livrant deux batailles à la fois. Les chances sont contre nous - alors, comment pouvons-nous le faire? Comment utilisons-nous le pouvoir presque inévitable de l'habitude à notre avantage?

Dans son livre, Le pouvoir de l'habitude, Charles Duhigg affirme que toutes les habitudes sont constituées de trois parties: le signal, l'activité et la récompense. Duhigg dit que le moyen le plus simple de créer une habitude saine consiste à insérer l'activité saine souhaitée dans la formule préexistante d'une habitude malsaine. En d'autres termes, nous devons écarter le milieu en utilisant des déclencheurs et des récompenses déjà établis. C’est comme changer de wagon dans un train: on garde le moteur, on garde le fourgon et les voies ont déjà été posées.

ÉTAPE 2:

Trouvez une habitude saine que vous souhaitez créer. Voulez-vous écrire / coder / créer X heures chaque jour? Ou gardez votre liste de tâches organisée et à jour?

Une fois que vous avez choisi votre habitude, identifiez chaque jour ce que vous faites déjà et auquel vous pouvez associer votre nouvelle habitude saine. Demandez-vous quels sont les déclencheurs de cette activité, puis greffez votre nouvelle habitude au même événement.

Par exemple, si vous avez l'habitude de tergiverser chaque jour, commencez à vous asseoir pendant 30 minutes dès que vous avez préparé votre tasse de café matinale. Si vous avez tendance à laisser vos tâches s'accumuler dans votre liste de tâches jusqu'à ce qu'elles créent davantage de stress que de soulagement, essayez de prendre l'habitude de vérifier et de réorganiser vos tâches aux mêmes heures de la journée, après avoir déjeuné, avant de partir en vacances. déjeuner et avant votre départ en fin de journée.

# 3 Get Moody

Dans leur article de 2007 intitulé «Se réveiller du bon ou du mauvais côté du lit», les chercheurs Nancy Rothbard et Steffanie Wilk ont ​​présenté les résultats d’études menées auprès de représentants du service clientèle de la Wharton School de l’Université de Pennsylvanie. Ils ont constaté que les employés dont l'humeur était supérieure à la normale affichaient une amélioration de la qualité du travail et une plus grande fluidité verbale avec les clients au téléphone, alors que les employés dont l'humeur était inférieure à la normale travaillaient moins, répondaient à moins d'appels et avaient besoin de plus de pauses entre les postes. les clients.

«Nous avons plus de succès lorsque nous sommes plus heureux et plus positifs. Par exemple, avant de poser un diagnostic, les médecins misent sur une humeur positive montrent près de trois fois plus d'intelligence et de créativité que les médecins neutres et établissent des diagnostics précis 19 fois plus vite. Les vendeurs optimistes ont 56% de moins que leurs homologues pessimistes. Les étudiants prêts à se sentir heureux avant de passer les tests de rendement en mathématiques dépassent de loin leurs pairs neutres. Il s'avère que nos cerveaux sont littéralement câblés pour fonctionner de manière optimale non pas lorsqu'ils sont négatifs ou même neutres, mais lorsqu'ils sont positifs. "
- Shawn Achor, L'avantage du bonheur

Bien que les humeurs soient souvent difficiles à prévoir ou même à gérer, il existe peut-être quelques astuces que nous pouvons employer:

  • LA MUSIQUE
    Dans une étude menée à l'Université d'Ottawa, la chercheuse Teresa Lesiuk a découvert qu'écouter de la musique contribuait systématiquement à améliorer l'humeur de ses participants, ce qui les maintenait plus sur la bonne voie que ceux qui étaient privés de musique. Lesiuk a également constaté que le travail des personnes exposées à la musique était également plus complet et créatif.
  • EXERCICE
    Dans un article du Boston Magazine, le Dr Michael C. Miller, psychiatre, a déclaré: «À certains égards, l’exercice à un certain niveau peut être, pour certaines personnes, l’équivalent de la prise d’un antidépresseur." Un exercice physique stimule notre cerveau, nous plus nette et en prévenant le rétrécissement de l'hippocampe, où les émotions sont régulées. Comme le dit le Dr Miller, quand on regarde "les images du cerveau prises avant et après l'exercice, il semble y avoir une amélioration des zones du cerveau responsables de la régulation de l'humeur".
  • RIRE
    Selon la célèbre clinique Mayo, le rire peut effectivement améliorer votre humeur et réduire le stress. Les avantages à court terme du rire incluent la stimulation des organes clés et de la circulation, l’augmentation de la consommation d’oxygène, la libération d’endorphines et la relaxation musculaire, ainsi que l’activation et la libération de la réponse au stress du corps. À long terme, la clinique Mayo affirme que le rire contribue à améliorer la réponse immunitaire, le soulagement de la douleur et la satisfaction personnelle, ainsi que la diminution de la dépression et de l'anxiété.
  • LA REVUE
    Dans son livre Flourish: une nouvelle vision visionnaire du bonheur et du bien-être, le célèbre psychologue Martin Seligman suggère, chaque soir, de prendre une feuille de papier et d'écrire trois choses de la journée qui s'est bien déroulée et pourquoi. Seligman fournit de nombreuses recherches pour montrer que cet exercice, une forme de gratitude, vous rendra plus heureux et moins déprimé. De même, Teresa Amabile, professeure à la Harvard Business School, a mené des recherches montrant que le sentiment de progrès, aussi petit soit-il, était le facteur le plus constant contribuant aux «bons jours» au travail. Prenez le temps à la fin de chaque journée d’examiner les progrès que vous avez accomplis plutôt que de vous lamenter sur tout le travail qui reste à faire. (Voici comment passer en revue vos tâches terminées dans Todoist.)

ÉTAPE 3:

Faites une bonne playlist. Commencez par aller vous promener à l'heure du déjeuner ou commencez à faire du vélo au travail Regarder plus de comédie. Journal de nuit. Choisissez quelque chose qui stimule votre humeur et commencez à l'intégrer à votre vie. Faites-en une priorité et une habitude (voir ÉTAPE 2) et participez activement à élever votre humeur.

# 4 Obtenez rythmique

La «technique de Pomodoro» est une expression qui a été évoquée par les experts et les amateurs, mais elle semble avoir été lancée sans que l'on sache si ni pourquoi cela fonctionne. Alors laissez-moi mettre les choses au clair: cela fonctionne. Il se trouve que la technique de Pomodoro repose sur des données scientifiques.

Beaucoup d'entre nous ont entendu parler des rythmes circadiens (en particulier dans des articles sur la manière dont les téléphones portables et les écrans d'ordinateur contribuent à l'insomnie.) Les rythmes circadiens sont les cycles que notre corps subit au cours d'une période de 24 heures. Ce cycle est principalement lié aux niveaux de lumière et d'obscurité. Nous sommes faits pour nous réveiller avec le soleil et dormir après le coucher. Et tandis que l'invention de la lumière artificielle nous a permis de nous écarter, la plupart d'entre nous se réveillent toujours le matin et dorment la nuit.

Mais les rythmes circadiens ne sont pas les seuls que notre corps éprouve. Moins connus (et peut-être plus essentiels à la productivité) sont les rythmes ultradiens. Dans son livre de 1939, Sleep and Wakefulness, le physiologiste Nathaniel Kleitman, considéré à présent comme le père de la recherche sur le sommeil moderne, a partagé sa découverte de ces rythmes après des années d’études minutieuses sur le sommeil. Et bien que la partie du titre de son livre consacrée au sommeil se concentre plus souvent sur le réveil, c’est le réveil qui est important pour nous ici.

Les rythmes ultradiens sont les cycles de vigilance que notre cerveau traverse: des vagues de plus grande vigilance de 90 minutes suivies de 20 minutes de moins. Ces rythmes nous arrivent pendant notre sommeil, mais, comme l'a découvert Kleitman, ils nous arrivent tout au long de la journée. Grâce à ses recherches, Kleitman a montré que notre vigilance n’était pas aussi constante que nous le pensions: c’est ondulé, pas une ligne droite.

Combattre ces cycles, comme on nous l'enseigne souvent en «accélérant», fait que nous travaillons réellement contre notre propre corps et notre esprit. Les résultats de ces batailles sont souvent la fatigue mentale, l’anxiété et l’épuisement, pour lesquels le seul remède est le café. Malheureusement, tout en nous aidant à surmonter les petites pertes d’attention, la consommation de plus en plus grande de caféine mène à une bataille perdue d'avance. Nous ne pouvons pas changer la façon dont notre corps fonctionne; nous devons plutôt apprendre à travailler en conjonction avec nos rythmes naturels.

La technique de Pomodoro résout ce problème en suggérant que nous travaillons en rafales de 25 minutes séparées par 5 minutes de repos. C’est une technique hautement recommandée qui a été continuellement modifiée au fil des ans. Certaines personnes trouvent que les plages de 25 minutes sont trop courtes et qu’elles doublent le tout pour atteindre 50 minutes de travail avec des pauses de 10 minutes. Dans son article intitulé "Le rôle de la pratique délibérée dans l'acquisition de la performance d'expert", le chercheur Ander Ericsson a constaté que les violonistes d'élite avaient tendance à pratiquer par incréments de 90 minutes suivis de pauses de 15 à 20 minutes. Julia Gifford, écrivaine, a constaté que les employés les plus productifs travaillaient généralement par tranches de 52 minutes tout en prenant des pauses de 17 minutes.

La question est donc: quelle est la bonne façon? Quel intervalle de temps devrions-nous tous utiliser?

La vérité est que tout cela est tout à fait valable. Chaque corps et son rythme est unique. L'important est de trouver le modèle qui vous convient le mieux car, quels que soient les chiffres, prendre des pauses régulières est ce qui compte.

La raison en est mieux expliquée dans Les sept habitudes des personnes extrêmement efficaces, de Steven R. Covey:

Supposons que vous tombiez sur quelqu'un dans les bois qui travaillait fébrilement pour abattre un arbre.
"Que faites-vous?" Vous demandez.
"Vous ne voyez pas?", Répondit l'impatiente. "Je scie cet arbre."
"Vous avez l'air épuisé!" "Depuis combien de temps y êtes-vous?"
"Plus de cinq heures," il revient, "et je suis battu! C'est un travail difficile. "
"Eh bien, pourquoi ne pas faire une pause de quelques minutes et affûter la scie?", Vous demandez-vous. "Je suis sûr que ça irait beaucoup plus vite."
«Je n’ai pas le temps d’aiguiser la scie», dit l’homme avec insistance. "Je suis trop occupé à scier!"

ÉTAPE 4:

La semaine prochaine, gardez un morceau de papier à côté de vous pendant que vous travaillez. Chaque fois que vous commencez à vous sentir distrait ou fatigué, ou que vous vous retrouvez à vous éloigner, notez l'heure sur ce bout de papier. À la fin de la semaine, regardez toutes les heures que vous avez notées.

Voyez-vous des modèles? Vos trempettes se produisent-elles à une heure d'intervalle? Ou 45 minutes? Ou tous les 30? Eh bien, ce sont probablement vos rythmes ultradiens. Sur la base de ces moments, mettez en place un système Pomodoro: offrez-vous une pause lorsque votre corps et votre esprit en ont besoin. Avec le temps, vous apprendrez probablement à la perfectionner à la minute près, mais je pense que même l’utilisation de cette technique à l'état brut vous aidera à voir une augmentation de votre productivité ... et vous vous sentirez probablement mieux à la fin de chaque journée.

Rien n’est jamais accompli sans effort, mais nous n’avons pas non plus à nous fixer d’objectifs impossibles à atteindre. En fait, c’est ce type de réflexion qui conduit au plus grand nombre d’échecs: mordre plus que ce que nous pouvons mâcher.

Ces suggestions sont des stratégies éprouvées que vous pouvez essayer dès maintenant. Ils ne nécessitent ni achats, ni séminaires, ni architecture complexe. Ce ne sont pas des solutions rapides, mais ils amélioreront votre productivité de manière significative. Choisissez-en un et commencez dès aujourd'hui. Comme nous l’avons appris dans la première partie de cet article, les progrès ne commencent qu’après les premiers pas sur le chemin.

Vous souhaitez mettre ces suggestions en pratique? Voyez comment Todoist peut vous aider à rester concentré sur les bonnes choses pour faire avancer vos objectifs. (C’est gratuit, pour toujours.)

Chad Hall est un écrivain / artiste / passeur de livres / vorace de la productivité / ermite autoproclamé. Vous pouvez le trouver sur le Web sous le nom @therealchadhall.

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