Méthode Ivy Lee: la routine quotidienne recommandée par les experts pour une productivité maximale

En 1918, Charles M. Schwab était l'un des hommes les plus riches du monde.

Schwab était le président de Bethlehem Steel Corporation, le plus grand constructeur de navires et le deuxième producteur d'acier en Amérique à l'époque. Le célèbre inventeur Thomas Edison a un jour qualifié Schwab de «maître arnaqueur». Il cherchait constamment à se démarquer de la concurrence. (1)

Un jour de 1918, dans le but d'accroître l'efficacité de son équipe et de trouver de meilleurs moyens de faire avancer les choses, Schwab organisa une réunion avec Ivy Lee, un consultant en productivité hautement respecté.

Lee était un homme d'affaires prospère et on se souvient de lui comme d'un pionnier dans le domaine des relations publiques. Schwab a amené Lee dans son bureau et lui a dit: «Montrez-moi un moyen de faire plus de choses."

"Donnez-moi 15 minutes avec chacun de vos cadres", répondit Lee.

«Combien cela va-t-il me coûter», a demandé Schwab.

"Rien," dit Lee. «À moins que ça marche. Après trois mois, vous pouvez m'envoyer un chèque pour tout ce que vous jugez utile. ”(2)

La méthode Ivy Lee

Au cours de ses 15 minutes avec chaque dirigeant, Lee a expliqué sa méthode simple pour atteindre une productivité maximale:

  1. À la fin de chaque journée de travail, écrivez les six choses les plus importantes que vous devez accomplir demain. Ne pas écrire plus de six tâches.
  2. Classez ces six éléments par ordre de priorité.
  3. Lorsque vous arriverez demain, concentrez-vous uniquement sur la première tâche. Travaillez jusqu'à la fin de la première tâche avant de passer à la deuxième tâche.
  4. Abordez le reste de votre liste de la même manière. À la fin de la journée, déplacez tous les éléments non terminés vers une nouvelle liste de six tâches pour le jour suivant.
  5. Répétez ce processus chaque jour ouvrable.

La stratégie semblait simple, mais Schwab et son équipe de direction de Bethlehem Steel ont tenté le coup. Après trois mois, Schwab était tellement ravi des progrès de son entreprise qu'il a appelé Lee dans son bureau et lui a envoyé un chèque de 25 000 dollars.

Un chèque de 25 000 $ rédigé en 1918 équivaut à un chèque de 400 000 $ en 2015. (3)

La méthode Ivy Lee de hiérarchiser votre liste de tâches semble stupidement simple. Comment une chose aussi simple pourrait-elle avoir tant de valeur?

Qu'est-ce qui le rend si efficace?

Portrait de Ivy Ledbetter Lee du début des années 1900. (Photographe: Inconnu)

Bien gérer les priorités

La méthode de productivité de Ivy Lee utilise beaucoup des concepts sur lesquels j’ai écrit précédemment.

Voici ce qui le rend si efficace:

C’est assez simple pour fonctionner. La critique principale des méthodes comme celle-ci est qu’elles sont trop basiques. Ils ne rendent pas compte de toutes les complexités et nuances de la vie. Que se passe-t-il si une urgence survient? Qu'en est-il de l'utilisation de la dernière technologie à notre meilleur avantage? D'après mon expérience, la complexité est souvent une faiblesse, car il est plus difficile de revenir sur la bonne voie. Oui, des urgences et des distractions inattendues vont survenir. Ignorez-les autant que possible, traitez-les quand vous le souhaitez et retournez à votre liste de tâches priorisées dès que possible. Utilisez des règles simples pour guider les comportements complexes.

Cela vous oblige à prendre des décisions difficiles. Je ne crois pas que le nombre de six tâches importantes de Lee par jour soit magique. Cela pourrait tout aussi bien être cinq tâches par jour. Cependant, je pense qu'il y a quelque chose de magique à imposer des limites à vous-même. Je trouve que la meilleure chose à faire lorsque vous avez trop d’idées (ou lorsque vous êtes submergé par tout ce que vous avez besoin de faire) est de tailler vos idées et de supprimer tout ce qui n’est pas absolument nécessaire. Les contraintes peuvent vous rendre meilleur. La méthode de Lee est similaire à la règle 25–5 de Warren Buffet, qui vous oblige à vous concentrer sur seulement 5 tâches critiques et à ignorer tout le reste. Fondamentalement, si vous ne vous engagez à rien, vous serez distrait par tout.

Il supprime les frottements de démarrage. Le plus grand obstacle à la réalisation de la plupart des tâches est de les commencer. (Sortir du canapé peut être difficile, mais une fois que vous avez commencé à courir, il est beaucoup plus facile de terminer votre séance d’entraînement.) La méthode de Lee vous oblige à décider de votre première tâche la veille de votre travail. Cette stratégie a été extrêmement utile pour moi: en tant qu'écrivain, je peux perdre trois ou quatre heures à débattre de ce sur quoi je devrais écrire un jour donné. Si je décide la nuit précédente, cependant, je peux me réveiller et commencer à écrire immédiatement. C’est simple, mais ça marche. Au début, il est tout aussi important de commencer que de réussir.

Cela nécessite une tâche unique. La société moderne aime le multitâche. Le mythe du multitâche est qu'être occupé est synonyme d'être meilleur. Le contraire est vrai. Avoir moins de priorités conduit à un meilleur travail. Étudiez des experts de renommée mondiale dans presque tous les domaines - athlètes, artistes, scientifiques, enseignants, directeurs généraux - et vous découvrirez une caractéristique commune à tous: la concentration. La raison est simple. Vous ne pouvez pas être excellent dans une tâche si vous divisez constamment votre temps de 10 façons différentes. La maîtrise exige de la concentration et de la cohérence.

La ligne de fond? Faites la chose la plus importante en premier chaque jour. C’est le seul truc de productivité dont vous avez besoin. (4)

James Clear écrit sur JamesClear.com, où il partage des idées fondées sur la science pour mener une vie meilleure et créer des habitudes qui collent. Inscrivez-vous gratuitement à sa lettre d'information pour obtenir des stratégies qui vous permettront d'augmenter de 10 fois vos performances mentales et physiques.

Cet article a été publié à l'origine sur JamesClear.com.

Notes de bas de page

  1. Charles M. Schwab, président de Bethlehem Steel, n’est pas lié au magnat américain des banques et du courtage, Charles R. Schwab, fondateur de la société Charles Schwab. Quelles sont les chances pour que deux hommes sans lien du nom de Charles Schwab se retrouvent chacun avec une valeur nette de plus de 500 millions de dollars? Assez bien apparemment.
  2. Il est incroyable combien il est difficile de trouver une source originale pour cette histoire. La plupart des reportages indiquent à tort que les réunions de Lee et Schwab datent d’environ 1905, mais 1918 semble être l’année exacte, comme indiqué aux pages 118–119 de «Le pouvoir invisible: Les relations publiques: une histoire» de Scott M. Cutlip. The Time Trap de R. Alec Mackenzie et Mary Kay figurent parmi les nombreux ouvrages qui mentionnent cette histoire. Vous pouvez tout avoir de Mary Kay. La première référence que j'ai retrouvée dans cette histoire date des années 1960. Si vous êtes au courant de sources antérieures, veuillez me le faire savoir et je mettrai à jour cet article en conséquence.
  3. Lors du calcul de la valeur équivalente d'un chèque de 25 000 dollars de 1918 en 2015, j'ai obtenu des résultats compris entre 390 000 et 428 000 dollars, en fonction des méthodes et des chiffres utilisés pour calculer l'inflation. Ainsi, 400 000 $ semble être un juste milieu raisonnable.
  4. Merci à UJ Ramdas qui m'a raconté l'histoire de Charles M. Schwab et Ivy Lee. Et à Cameron Herold, qui a partagé l'histoire avec UJ.