Ces 10 astuces de productivité cachées de Gmail vous donneront la chair de poule

Pour beaucoup, Gmail est leur service de messagerie préféré. Cependant, même lorsque vous utilisez votre fournisseur préféré, cela ne rend pas nécessairement la gestion du courrier électronique amusante.

Le tri dans les boîtes de réception, la réponse aux messages et la création de nouvelles communications peuvent devenir fastidieux, surtout si vous traitez des centaines de courriels par jour.

Si vous trouvez que vos yeux brillent lorsque vous regardez la pile de messages, vous n'êtes pas seul.

Heureusement, comme une licorne majestueuse qui se cache à la lisière des bois, il existe des secrets Gmail qui peuvent complètement changer votre monde.

Si vous êtes prêt à passer au niveau supérieur, voici 10 astuces de productivité cachées de Gmail qui vous feront vous sentir comme une rock star.

1. Annuler envoyer

À un moment donné, tout le monde envoie un courrier électronique qu’il souhaite ne pas avoir envoyé. Peut-être avez-vous accidentellement appuyé sur envoyer au milieu du message, laissant une partie de l'histoire indicibles. Ou peut-être (aucun jugement ici) vous avez écrit quelque chose qui était un peu grossier, et vous voudriez le récupérer avant que le destinataire ne voie.

Heureusement, Gmail vous soutient. Il existe une option d'annulation d'envoi qui peut empêcher un message de frapper la boîte de réception de l'autre personne, si vous agissez dans les délais impartis.

Vous devez activer la fonctionnalité avant de pouvoir l'utiliser, alors arrêtez ce que vous faites et sautez dessus.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez ceci: Annuler Envoyer

2. Raccourcis personnalisés

Tout le monde aime un excellent raccourci! Ils peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et vous aider à faire plus de travail en moins de temps.

Mais parfois, votre application de choix n’a pas de raccourci prédéfini pour vos actions préférées, et Gmail ne fait pas exception. Mais le cerveau du service tient compte de vos besoins, car il vous permet de créer des raccourcis personnalisés dans Gmail. Maintenant, le pouvoir de travailler plus efficacement est entre vos mains.

Il suffit d'aller dans Paramètres> Travaux pratiques> Raccourcis clavier personnalisés pour commencer.

3. Filtrage par alias

Certaines personnes sont surprises quand elles découvrent que votre adresse Gmail peut en réalité fonctionner comme plusieurs courriels, tous dirigés vers la même boîte de réception.

Gmail vous permet de créer des alias pouvant vous aider à trier vos messages dès leur arrivée.

Par exemple, si vous vous appelez John Doe et que votre adresse électronique principale est johndoe@gmail.com, vous pouvez créer des alias à l'aide du signe plus et du mot clé pour vous aider à diriger les messages dans des dossiers spécifiques. Par exemple, johndoe+work@gmail.com peut être un alias qui redirige vers un autre dossier, en séparant vos messages liés au travail des autres.

D'autres alias utiles pourraient utiliser «+ newsletters» ou «+ shop» pour séparer les newsletters et les activités d'achat, respectivement, dans leurs propres dossiers en utilisant un filtre.

Vous pouvez en apprendre plus ici: Alias ​​et Filtrage

4. Réponses en conserve

Si vous vous retrouvez à taper certaines réponses ou phrases à plusieurs reprises, vous bénéficierez de la fonctionnalité Réponses fixes de Gmail.

Cela vous permet de créer des réponses enregistrées auxquelles vous pourrez accéder ultérieurement, sans avoir à retaper le texte.

Voyez comment cela se fait ici: Réponses en conserve

5. Connecter des emails aux tâches

Parfois, les courriels nécessitent des actions. Lorsque cela se produit, il est agréable de disposer d’un moyen pratique de connecter le message à une liste de tâches.

Gmail vous permet de le faire en associant un courrier électronique à une activité de tâche Google, créant ainsi une liste pratique située au bas de votre écran.

En savoir plus sur la fonctionnalité de tâches et sur la manière de connecter des messages à votre liste de tâches à faire ici: Google Tasks

6. Consolidez votre email

La plupart des gens ne courent pas avec un seul compte de messagerie. Normalement, vous aurez au moins deux personnes, une personnelle et une professionnelle, bien que certaines personnes en aient beaucoup plus.

Gmail vous permet de rediriger tous vos courriers électroniques dans une seule fenêtre, vous permettant ainsi de tout surveiller à partir d'un seul endroit. De plus, vous pouvez répondre en utilisant n'importe laquelle de vos adresses e-mail, ce qui garantit que vos communications restent toujours séparées, même ensemble.

Apprenez à ajouter des comptes ici: Ajouter un autre email

7. Configurer un délégué

Pour certaines communications d'entreprise, avoir le bon nom associé à un courrier électronique fait toute la différence. Mais cela ne signifie pas que vous voulez (ou devez) gérer la charge de travail entièrement par vous-même.

Gmail a compris ce point et a créé un mécanisme permettant d’accorder l’accès à votre courrier électronique à d’autres personnes, comme des employés, afin qu’ils puissent gérer les messages en votre nom. Et surtout, ils n’ont pas besoin de votre mot de passe pour le faire.

Voyez comment vous pouvez ajouter (et supprimer) des délégués ici: Délégation de courrier

8. Suivre le nombre de nouveaux messages avec une plus grande facilité

La plupart des gens gardent un œil sur la boîte de réception en consultant l'onglet du navigateur pour rechercher des signes de nouveaux messages. Cependant, si vous avez beaucoup d'onglets ouverts, ces informations précieuses sont supprimées.

Heureusement, il y a un moyen de changer l'emplacement de cette notification sur l'onglet, la rendant visible même avec une dizaine d'onglets ouverts.

Découvrez comment activer cette fonctionnalité ici: Icône Messages non lus

9. Fossé le formatage

Lorsque vous copiez et collez du contenu dans Gmail, la mise en forme est généralement fournie. Dans certains cas, ça va. Mais dans d’autres, cela crée un désordre peu attrayant (ce qui n’est pas ce que vous voulez pour les communications professionnelles).

Pour éviter ce problème, Gmail dispose d’un bouton dans la barre de mise en forme qui traduit automatiquement le tout en texte brut. Il est situé à l'extrême droite et ressemble à un T souligné en majuscule, suivi d'un x minuscule en bas à droite.

10. Créer des groupes de contact

Si vous envoyez régulièrement des messages au même groupe de personnes, la création d'un groupe de contacts peut s'avérer beaucoup plus efficace que l'ajout d'adresses à la fois.

Au cours du processus, vous attribuez un nom au groupe et, lorsque vous l'écrivez dans le champ "À", Gmail envoie le message à tous les membres du groupe.

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A propos de l'auteur

Larry Kim est le PDG de Mobile Monkey et fondateur de WordStream. Vous pouvez communiquer avec lui sur Twitter, Facebook, LinkedIn et Instagram.

Publié à l'origine sur Inc.com