Libérer la productivité et gérer les coûts grâce aux services d'impression gérés

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Dans l’environnement extrêmement concurrentiel d’aujourd’hui, débloquer activement la productivité et gérer les dépenses sont des ingrédients essentiels du maintien et de la création d’une position sur le marché.

L'un des défis à relever pour améliorer la productivité de manière cohérente tout en maîtrisant les coûts consiste à trouver un équilibre entre la gestion de la rentabilité sans que le moral des employés en pâtisse.

Productivité et maîtrise des coûts

Une stratégie peu reconnue, qui permet de contrôler les dépenses et d’accroître l’efficacité sans nuire à la productivité et au moral des employés, consiste à optimiser les services d’impression d’une entreprise.

Malgré le concept très répandu de «bureau sans papier», les organisations de toutes tailles continuent à utiliser des documents, que ce soit par le biais de leurs processus internes, de leurs systèmes de reporting ou de leurs stratégies d'acquisition et de fidélisation de la clientèle.

De nombreux dirigeants recherchent activement des stratégies significatives pour réduire les frais généraux tout en augmentant le rendement des actifs dans un contexte opérationnel difficile. Le défi consiste à atteindre ces deux objectifs sans avoir à s’engager dans des dépenses d’équipement importantes.

L'impact économique croissant de l'impression

Les recherches du groupe Gartner estiment que la production de documents consomme en moyenne entre un et trois pour cent des revenus annuels d’une entreprise. Cette recherche implique qu'une entreprise de 10 millions de dollars dépensera probablement entre 100 000 et 300 000 dollars en production de documents cette année.

La croissance continue de ces dépenses dans de nombreuses organisations exacerbe cette situation. La mise en œuvre d’une stratégie globale efficace de gestion de l’impression confie à l’organisation le contrôle de ces dépenses.

Qu'est-ce que les services d'impression gérés?

Les services d'impression gérés (MPS, Managed Print Services) sont un ensemble de services professionnels proposés par les fournisseurs d'impression qui gèrent tous les aspects des périphériques d'impression de votre entreprise, y compris les imprimantes, les scanners, les télécopieurs et les copieurs. Un MPS combine conseil, matériel, logiciel, mise en œuvre et opérations dans une solution de gestion vendable.

En optimisant les périphériques et les services d'impression, les entreprises économisent de l'argent et produisent moins de déchets de papier, ce qui est excellent pour l'environnement et augmente l'efficacité.

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8 manières dont les services d'impression gérés profitent à une organisation

Voici huit façons dont les programmes MPS profitent à une organisation:

1. Analytique d'impression

Si les départements informatiques analysent traditionnellement les besoins en parcs d’imprimantes d’une entreprise, il s’agit rarement de l’utilisation la plus productive de leur temps ou de leurs ressources. Un fournisseur de services d'impression multimédia bénéficie d'une expérience approfondie de l'analyse de flottes d'impression de toutes tailles et de toutes configurations. Ils possèdent également une expertise et des connaissances spécialisées en matière de méthodologie et de pratiques de consolidation de flotte d'imprimantes de premier ordre, garantissant que votre entreprise met en œuvre le bon équipement à un prix abordable. Cette analyse évalue généralement tous les aspects des besoins d’impression de votre entreprise, y compris l’impression, la numérisation, la copie et la télécopie.

2. Remplacer les imprimantes inefficaces

Les fournisseurs de services d’impression gérés peuvent rapidement identifier les machines les moins performantes et recommander des remplacements plus efficaces, qui répondent mieux aux besoins de votre entreprise. Les fournisseurs MPS sont des spécialistes expérimentés et compétents qui savent comment faire correspondre les périphériques d'impression aux besoins de l'entreprise et, surtout, à leur budget.

3 Rationalisez les imprimantes locales

L’un des premiers aspects à évaluer est la nécessité et l’utilisation d’imprimantes locales. En règle générale, les imprimantes locales se révèlent inefficaces et souvent plus onéreuses à utiliser qu’elles ne le sont. Ces imprimantes ne servent généralement qu’un seul utilisateur et sont rarement connectées en réseau, ce qui les rend inefficaces dans les environnements d’entreprise axés sur l’équipe. Ils ont également souvent besoin de cartouches plus coûteuses et compliquent les achats et la gestion des stocks.

4. Rationalisation de l'emplacement de l'imprimante

Il a été démontré que l'emplacement de votre équipement d'impression dans des zones facilement accessibles pour une masse critique d'employés améliore le flux de travail, optimise l'utilisation des imprimantes et permet de maîtriser les coûts d'impression globaux. Un équipement d'impression facilement accessible contribue à la productivité des employés et à l'efficacité du flux de travail. Trop souvent, nous perdons du temps à traverser le bâtiment ou un autre étage pour collecter des documents imprimés, ce qui entrave la capacité de vos employés de mener à bien leur travail.

5. Introduction à la prévisibilité d'impression

Les programmes MPS facilitent la consolidation de vos coûts d'impression, de votre équipement et de vos fournisseurs, ce qui offre à une organisation une transparence sur son investissement en impression. Les partenariats avec un fournisseur de services d'impression gérés permettent d'éviter les mauvaises surprises liées à la maintenance des équipements ou aux coûts d'impression imprévisibles.

6. Automatisation de l'approvisionnement transparent

L'élimination du besoin de commander manuellement des cartouches de toner via un accord MPS réduit les perturbations du flux de travail dues aux problèmes de rupture de stock de toner. Votre programme MPS surveille vos périphériques et automatise les envois de toner déclenchés par les capteurs intégrés de l’imprimante, qui détectent les situations de niveau de toner faible, garantissant la productivité de votre personnel en éliminant les temps morts de l’équipement d’impression.

7. Mise en œuvre de l'impression à distance

Grâce à l'impression mobile, vos employés pourront imprimer à distance depuis des emplacements hors site, à partir de n'importe quel périphérique de votre parc d'équipements. Cette assistance augmente la productivité et l'accès à l'information, peu importe l'emplacement géographique. Désormais, vos employés n’ont pas besoin de venir au bureau pour imprimer des documents essentiels et les autres employés ne perdent pas de temps précieux à chercher le bon document à imprimer pour eux. Si votre entreprise adopte un environnement d'impression mobile, les fournisseurs de services d'impression peuvent vous aider à mettre en œuvre, gérer et gérer l'assistance de dépannage d'impression à distance.

8. Formation et support technique

Les départements informatiques se concentrent souvent sur leurs tâches principales. Former les employés à l'utilisation des imprimantes et résoudre leurs problèmes d'impression est rarement leur priorité absolue. Les fournisseurs de services d'impression gérés peuvent fournir une formation complète au personnel et une assistance continue au centre d'assistance pour les problèmes d'impression.

L'importance d'une stratégie de gestion de l'impression imprimée

Malgré un environnement d'exploitation instable, la plupart des entreprises continuent à enregistrer une croissance de l'impression à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de leur entreprise, ce qui oblige leurs parcs d'impression à être correctement dimensionnés. De même, de nombreuses entreprises se retrouvent à faire plus d’impressions couleur au bureau, ce qui est particulièrement important pour leurs coûts d’impression globaux, étant donné que les impressions couleur coûtent 5 à 10 fois plus que les impressions noir et blanc.

En plus de ces coûts croissants, de nombreuses entreprises font appel à plusieurs fournisseurs pour le matériel, les fournitures et les réparations d'imprimantes. La gestion de ces relations et le traitement de plusieurs factures entraînent des coûts inutiles et ajoutent à la complexité opérationnelle de l’organisation. De même, de nombreuses entreprises n’ont aucune idée de ce qu’elles dépensent pour l’impression bureautique, car les coûts liés aux fournitures, aux services, au matériel et au support sont répartis entre plusieurs lignes budgétaires.

Productivité

L'impression affecte également directement la productivité de votre organisation. La livraison des documents au bon endroit et au bon moment est au cœur de tout flux de travail. Les imprimantes inefficaces et vieillissantes se révèlent souvent sujettes aux pannes, ce qui nuit à l'efficacité du bureau.

Heureusement, une stratégie MPS bien mise en œuvre peut directement améliorer la productivité. La maintenance préventive, associée à un programme de réapprovisionnement automatique, garantira le bon fonctionnement de votre flotte, réduisant ainsi les distractions pour votre personnel en raison des pannes d’imprimante provoquées par des pannes mécaniques ou des pannes de toner.

De même, le redéploiement des systèmes d’impression appropriés sur des sites à volume élevé peut également améliorer la productivité, tout comme le retrait d’équipements obsolètes ou inefficaces et l’actualisation de la technologie de votre imprimante afin de fournir de nouvelles fonctionnalités aux points essentiels de votre organisation.

Productivité informatique

Les économies de coûts les plus importantes peuvent être trouvées dans un département informatique plus productif. Les ressources informatiques internes font partie des fonctionnalités les plus coûteuses de votre entreprise. Il n’est pas logique d’utiliser ces ressources pour réparer des appareils mécaniques tels que des imprimantes. Au lieu de répondre aux appels d'utilisateurs frustrés ayant des problèmes d'impression, votre équipe informatique peut se concentrer sur les initiatives principales telles que les déploiements de nouveaux logiciels, les mises à niveau et la sécurité.

Une infrastructure d'impression inefficace peut avoir une incidence directe sur la productivité de votre service informatique. Les recherches indiquent que dans certaines organisations, jusqu'à 50% des appels au centre d'assistance sont liés à des pannes d'impression. Les imprimantes données sont des éléments de matériel mécanique; bon nombre de ces appels nécessitent l'intervention d'un informaticien pour inspecter l'imprimante. Si le problème de l'imprimante est lié au matériel, un appel de service tiers est souvent requis pour rectifier le problème.

Plusieurs marques et modèles d'imprimantes aggravent encore ce problème. Chaque modèle possède un pilote d'impression et une interface utilisateur différents qui doivent être mis à jour de manière cohérente avec le système d'exploitation. Cependant, l'impact le plus important des imprimantes sur la productivité informatique est la distraction qu'elles représentent pour vos ressources informatiques coûteuses et souvent limitées. Créer une stratégie efficace qui optimise vos services d'impression peut vous aider à contrôler vos coûts informatiques et à améliorer la productivité de votre équipe informatique.

Avantages environnementaux

L'impression peut également avoir un impact significatif sur notre environnement. L'employé de bureau moyen consomme 10 000 pages de papier chaque année. Comme il faut 60% d’un arbre pour fabriquer une caisse en papier, chaque employé de bureau consomme environ 1,2 arbre par an. Ajoutez à cela les gaz à effet de serre émis par les processus industriels utilisés dans la fabrication du papier, multipliés par le nombre d'employés de votre organisation, et vous commencez rapidement à voir l'impact potentiel que l'impression peut avoir sur l'environnement.

“Un arbre isolé dans un champ de blé vert frais” de Johann Siemens dans Unsplash

Les imprimantes et les copieurs consomment également une grande quantité d’électricité. Les imprimantes sont toujours allumées, ce qui signifie qu'elles consomment constamment de l'électricité et utilisent de la chaleur pendant le processus d'impression pour faire fondre le toner sur le papier. Les imprimantes représentent donc les plus gros consommateurs d’électricité d’un bureau.

La gestion proactive de votre parc d’imprimantes permet également la mise en œuvre d’initiatives visant à réduire l’empreinte carbone de votre entreprise. La réduction de la consommation de papier réduit non seulement le nombre d’arbres consommés par votre entreprise, mais contribue également à compenser la hausse des coûts du papier pour imprimante. Le point de départ évident est la réduction de la consommation de papier. Adoptez l’impression recto verso pour réduire la consommation de papier. De même, certaines organisations adoptent la technologie des formulaires électroniques pour éliminer le besoin de formulaires préimprimés coûteux. Vous pouvez également réduire votre consommation d'électricité en vous assurant que des mesures d'économie d'énergie sont intégrées pour mettre vos systèmes d'impression en veille pendant les périodes de faible utilisation.

Les consommables pour imprimantes viennent également avec leur impact environnemental. La cartouche d'impression moyenne nécessite 3 litres d'huile à produire. Si une cartouche d'imprimante n'est pas recyclée, il faut plus de 1 000 ans pour qu'elle se décompose dans une décharge. Par conséquent, plus les organisations font pour minimiser leurs déchets d'impression; plus leur empreinte carbone sera faible.

Gérer les dépenses d'exploitation

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Une stratégie de services d'impression gérés commence par une évaluation complète de votre situation opérationnelle actuelle. L'objectif est d'évaluer le coût total de possession (TCO) de l'impression de votre bureau et d'identifier les opportunités permettant de réduire vos dépenses d'exploitation pour les articles liés à l'impression.

Photo de Jonathan Brinkhorst sur Unsplash

Une évaluation MPS fournit à la fois une base de référence pour mesurer les améliorations et un aperçu de votre situation actuelle pour mettre en évidence les opportunités d'amélioration. Comprendre votre situation actuelle fournit une base de référence pour limiter les coûts croissants.

Votre stratégie de services d'impression gérés peut être comparée à cette référence pour évaluer l'efficacité continue du programme. L’optimisation de la flotte peut inclure la consolidation des appareils redondants, ce qui réduit encore votre consommation d’électricité et vos coûts.

Quatre facteurs clés du SPM

Une stratégie MPS efficace offre une visibilité et un contrôle accrus de l'utilisation de l'impression, une disponibilité accrue des périphériques et des réductions de coûts significatives, tout en apportant des avantages environnementaux substantiels.

1. Coûts d'impression réduits et plus prévisibles: un système d'impression MPS efficace permettra de réaliser des économies en rationalisant votre parc d'imprimantes, en augmentant le ratio employés / imprimantes et en utilisant des périphériques plus efficaces. Les contrats basés sur des contrats de location éliminent le besoin de dépenses en capital pour l'achat de nouveau matériel et peuvent remplacer un modèle de dépenses en capital par un modèle dans lequel les frais mensuels / trimestriels couvrent le matériel, les services et les fournitures, offrant des coûts transparents et très prévisibles.

2. Productivité améliorée: En tant que votre, MPS fournit une assistance proactive et une maintenance de routine, le personnel bénéficie d'une disponibilité accrue, de moins de pannes et d'une réduction significative des tâches d'assistance, ce qui permet au personnel informatique de se concentrer sur ses compétences essentielles.

3. Sécurité et conformité améliorées: un système de gestion de l’impression peut identifier les risques liés à la sécurité des documents et recommander des solutions, telles que l’impression à la volée, l’amélioration de la sécurité ainsi que la confidentialité et la création de traces de vérification de bout en bout sur l’utilisation de l’impression.

4. Réduction de l'impact sur l'environnement: la consolidation de l'appareil permet de réduire la consommation d'énergie, tandis que l'utilisation de papier peut être réduite grâce à des pratiques d'impression intelligentes telles que l'impression recto verso, la création de livrets et sécurisée. L’utilisation excédentaire de papier et d’encre / toner due à une sortie «perdue» qui reste dans les bacs d’imprimante ou est récupérée par la mauvaise personne est également minimisée grâce à l’impression par tirage. Les programmes MPS offrent également des dispositions respectueuses de l'environnement et l'élimination des consommables usés.

Conclusion

Dans l’environnement d’exploitation complexe et hautement concurrentiel d’aujourd’hui, le double impératif de maîtrise des coûts tout en augmentant la productivité nécessite souvent une réflexion latérale. Heureusement, l’un des moyens de tirer parti de ces avantages réside dans la mise en œuvre d’une stratégie judicieuse de services d’impression optimisés. Peu d'autres initiatives peuvent à la fois assurer la gestion des dépenses, augmenter la productivité, libérer des ressources informatiques et réduire votre empreinte carbone.

P.S. Si vous avez aimé cela, donnez-moi au moins une douzaine d'applaudissements pour la bonne chance;)

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